TOIMINTASUUNNITELMA 2021 - 2022

Viikki-speksi ry 

Yhdistyksen tarkoitus

Yhdistyksemme sääntöjen mukaisesti toimintamme perustarkoitus on toimia opiskelijavetoisten musiikkiteatteriproduktioiden toteuttajana, edistää speksitoimintaa sekä ylläpitää koko Viikin kampuksen ja opiskelijoiden harrastustoimintaa.

Johdanto

 

Sars-CoV-2 -pandemiatilanne tulee vaikuttamaan huomattavasti toimintaamme edelleen toimikaudella 2021-22. Koronaviruspandemian toinen aalto johti maanlaajuisiin rajoitustoimiin, joiden takia jouduimme peruuttamaan viime toimikauden esitykset ja siirtämään toimintamme täysin etänä tapahtuvaksi. Toimikauden 2020-21 produktion esitykset siirrettiin lähtökohtaisesti esitettäväksi joulukuulle 2021. Tämä tulee vaikuttamaan laaja-alaisesti toimintaamme: sekä vuosikellomme että taloutemme on suunniteltava uudelleen toimimaan vallitsevassa tilanteessa.

Suurimmat tavoitteemme toimikaudelle 2021-22 on esittää keväältä peruuntunut toimikauden 2020-21 produktio ja järjestää tapahtumia, työpajoja sekä muuta toimintaa niin oman produktiomme jäsenille kuin muillekin kiinnostuneille. Edellisen toimikauden esitysten siirryttyä joulukuulle 2021, emme tule järjestämään normaalin aikataulun mukaisesti keväällä 2022 musiikkiteatteriesitystä. Perustelemme tämän siten, että pyrimme pitämään toimintamme ensisijaisesti rentona matalan kynnyksen harrastustoimintana aiheuttamatta tekijöille liiallista työmäärää. Jättämällä väliin kevään 2022 produktion tuottamisen, pyrimme ennaltaehkäisemään vastuuhenkilöiden ja muiden produktion tekijöiden ylikuormitusta, jota kahden suuren musiikkiteatteriproduktion tuottaminen saman toimikauden aikana voisi todennäköisesti aiheuttaa. Lisäksi koronaviruspandemian aiheuttaessa edelleen epävarmuutta toimintaamme, pyrimme tällä toimella jättämään myös mahdollisuuden siirtää edellisen toimikauden esityksiä vuoden 2022 puolelle rajoitustoimien edelleen jatkuessa.

 

Jotta toimintamme keväällä 2022 pysyisi aktiivisena ja päämäärätietoisena tulemme järjestämään runsaasti kaikille avoimia tapahtumia ja työpajoja, kuten impro- ja tanssitunteja sekä ompelu- ja askartelupajoja. Lisäksi tulemme järjestämään huhtikuussa 2022 suuremman speksitoimintaa edistävän tapahtuman Viikin kampuksen opiskelijoille sekä muille kiinnostuneille. Tarkoituksenamme on luoda hyvän mielen opiskelijatapahtuma ja tuoda toimintaamme konkreettisesti ihmisten näkyville.

Jäsenten rekrytointi tapahtuu lähtökohtaisesti syksyllä 2021 ja keväällä 2022. On haastavaa arvioida, kuinka tämänhetkinen pandemiatilanne tulee vaikuttamaan Suomen speksikulttuuriin ja tästä kiinnostuneiden määrään. Mikäli edelleen syksyllä 2021 järjestöt joutuvat rajoittamaan fuksitapahtumien määrää tai siirtämään niitä etätapahtumiksi, tulee uusien jäsenten rekrytointi olemaan haastavaa. Jos rekrytointi jää syksyllä 2021 vähäiseksi, pyrimme paikkaamaan sitä keväällä 2022. Tällöin panostamme tapahtumien ja workshoppien avulla yhdistyksen jäsenmäärän kasvattamiseen ja tulevan toimikauden vastuuhenkilöiden rekrytointiin.

Suurin haasteemme toimikaudella 2021-22 on uusien jäsenten ja tekijöiden rekrytointi sekä vanhojen jäsenien pitäminen mukana toiminnassa, sillä koronaviruspandemian seurauksena edellinen toimikausi jouduttiin toteuttamaan lähes kokonaan virtuaalisesti. Etänä tapahtuva toiminta ja tapahtumat eivät tavoittaneet yhtä paljon kiinnostuneita verrattuna livenä tapahtuvaan toimintaan. Uusien tekijöiden saaminen mukaan toimintaan tulee olemaan haastavaa etenkin jos tiukat koronarajoitukset tulevan jatkumaan vielä pitkään. Tätä haastetta pyrimme helpottamaan järjestämällä toimikauden 2020-21 produktion taustatiimeihin lisärekrytoinnin sekä järjestämällä paljon matalan kynnyksen tapahtumia ja työpajoja keväällä 2022. Lisäksi tulemme panostamaan jäsenten ryhmäytymiseen, jotta mahdollisimman moni pysyisi toiminnassamme mukana.

Viikki-speksi ry:n hallitus järjestää sääntömääräisesti vähintään kaksi yhdistyksen kokousta hallintokauden aikana, kesä- ja kevätkokouksen. Hallitus järjestää tämän lisäksi kuukausittain hallituksen kokouksia, joissa käsittelemme juoksevia asioita, seuraamme produktion edistymistä ja laadimme yhdistyksen kokouksiin vietävät esitykset. Hallituksen tekemät päätökset tuodaan jäsenten ulottuville kokoamalla koosteet hallituksen kokouksissa tehdyistä päätöksistä verkkosivuillemme [1] ja produktion Slack-tiedotuskanavalle.

Pyrimme hankkimaan aktiivisesti uusia yhdistyksen jäseniä eri opiskelijatapahtumissa ja produktion sisältä. Huolehdimme jäsentemme viihtyvyydestä ja tyytyväisyydestä keräämällä palautetta järjestämistämme tapahtumista, toiminnastamme ja produktion kulusta koko ajan auki olevalla sähköisellä palautelaatikolla. Keräämme tämän lisäksi aktiivisesti palautetta jäseniltä sekä vastuuhenkilöiltä kaksi kertaa vuodessa, joulukuussa ja toukokuussa. Jäsenhuollostamme vastaavat myös yhdenvertaisuusvastaavamme, jotka käyvät läpi palautetta ja toimivat riippumattomina yhteyshenkilöinä hallituksen ja jäsenistön välillä. Pyrimme tällä kaudella edistämään entisestään viestintää yhdenvertaisuusvastaavien ja jäsenten välillä yhdistyksen viihtyvyyden ja avoimuuden parantamiseksi. Jäsentemme yksityisyyden suojaa ja tietosuojalain noudattamista valvoo hallituksesta nimetty tietosuojavastaava.

Tulemme järjestämään sekä kaikille avoimia että produktion sisäisiä tapahtumia koko toimikauden ajan. Kesällä ja alkusyksyllä tapahtumakalenterimme täyttyy matalan kynnyksen ulko- ja rekrytointitapahtumista järjestötilojen ollessa edelleen rajoitetusti käytössä. Myöhemmin syksyllä järjestämme oletettavasti rajoitustoimien puitteissa produktion sisäisiä tapahtumia tiimien välisen ilmapiirin edistämiseksi ja madaltaaksemme kynnystä eri tiimien väliselle yhteistyölle. Keväällä 2022 tulemme järjestämään kaikille avoimia harraste- ja rekrytointitapahtumia sekä suuremmat vuosijuhlat.

Yhdistyksen näkyvyyden lisäämiseksi aiomme markkinoida yhdistyksemme toimintaa syksyn fuksitapahtumissa, joissa pyrimme tavoittamaan sekä uusia että vanhoja opiskelijoita. Markkinointimme ulottuu vahvasti sosiaalisen median kanavillemme, joilla tiedotamme muun muassa rekrytoinnin kulusta, tapahtumistamme ja esitysten lähestyessä myös lipunmyynnistämme. Pyrimme luomaan sisältöä monipuolisesti eri viestintäkanavien kautta kolmella kielellä saavuttaaksemme mahdollisimman laajan näkyvyyden toiminnallemme.

Haluamme, monen muun Helsingin yliopiston Viikin kampuksen yhdistyksen ja järjestön tavoin, pyrkiä ympäristöystävälliseen ja -vastuulliseen toimintaan. Tätä varten laadimme ympäristöstrategian, jonka toimeen panemista seuraamme kuukausittain hallituksen kokouksissa. Tavoitteenamme on tehdä budjettimme rajoissa mahdollisimman ympäristöystävällisiä valintoja muun muassa juhlia ja tapahtumia järjestäessä sekä produktion materiaalihankinnoissa.

 

Yhdistysasiat

 

Hallinto

 

Viikki-speksi ry:n hallitus kohtaa tällä toimikaudella jälleen haasteita pandemian ja siitä koituvien rajoitustoimien vaikuttaessa edelleen toimintaamme. Hallitus luo erillisen vuosikellon tälle toimikaudelle, jossa määritellään tarkkaan, miten viime toimikauden produktion tuotanto sekä nykyisen toimikauden toiminta hoidetaan sujuvasti rinnakkain. Tämän lisäksi hallitus suunnittelee vaihtoehtoisia suunnitelmia esitysten aikatauluille sekä tapahtumien järjestämiselle sen varalta, jos pandemiasta aiheutuvat rajoitustoimet kiristyvät mahdollisen uuden tartunta-aallon ilmentyessä.

Viikki-speksi ry:n hallitus tulee kokoustamaan vähintään kerran kuukaudessa. Hallituksen kokouksista tiedotetaan myös jäsenistölle hyvissä ajoin ennen kokouksia, lähtökohtaisesti 7 päivää ennen kokousajankohtaa. Toivomme tämän lisäävän tiedonkulkua ja yhteistyötä yhdistyksen sisällä. Tämän lisäksi järjestämme yhdistyslain määräämät, vähintään kaksi yhdistyksen kokousta toimintakauden aikana. Hallituksen ja yhdistyksen kokousten järjestämisestä vastaa puheenjohtaja Anna Korkeamäki yhdessä varapuheenjohtaja Alli Hagmanin kanssa. Viikki-speksin hallitus tulee aina tarjoamaan vastuuhenkilöille ja muille jäsenille mahdollisuuden osallistua kokouksiin etäyhteyden avulla.

Edellisen toimikauden hallitus järjesti kaksi suurta palautteenkeräystä vuoden aikana, yhden talvella ja yhden keväällä. Palautetta kerättiin muun muassa kokousten toimivuudesta, tapahtumistamme, yleisestä viihtyvyydestä sekä toiminnan turvallisuudesta koronaviruspandemian keskellä. Näiden palautteiden perusteella hallitus koostaa kehitysehdotuksia tulevalle kaudelle. Kehitysehdotuksiin sisältyi muun muassa produktion vastuuhenkilöiden ja hallituksen välisen kommunikoinnin sekä ryhmäytymisen parantaminen ja produktion tekijöiden välisen ryhmähengen parantaminen koronarajoituksista huolimatta. Lisäksi ratkaisuja kehitettiin tiedotuksen parantamiseksi ja tapahtumien järjestämiseksi rajoitustoimista huolimatta. Nykyinen hallitus aikoo tähdätä näiden kohtien kehittämiseen tulevalla kaudella ja aikoo myös järjestää samanlaiset, suuret palautteenkeräykset talvella 2021 ja keväällä 2022. Palautteeseen reagoidaan myös avoimesti tiedottamalla kehityskohteista yhdistyksen jäsenille.

 

Edellinen hallitus perehdyttää uuden hallituksen tehtäviinsä kirjallisten testamenttien ja perehdytystapaamisten avulla. Produktion vastuuhenkilöt perehdytetään samoin edellisen kauden vastuuhenkilöiden toimesta. Perehdytysten avulla varmistetaan selkeä vastuunjako sekä hallituksen että produktion sisällä, jotta vastuuhenkilöille jää itse vastuutehtävien lisäksi aikaa kehittää yhdistyksen ja produktion toimintaa. Tietyt hallitusjäsenet ja vastuuhenkilöt, kuten puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja yhdenvertaisuusvastaavat, osallistuvat tämän lisäksi HYYn järjestämiin koulutuksiin syksyllä ja keväällä.

Viikki-speksi ry:n hallitus seuraa tämän lisäksi kaikessa toiminnassaan ja tässä toimintasuunnitelmassa edellisellä kaudella laadittua pitkäaikaisstrategiaa kausille 2020-22.

Jäsenet

 

Viikki-speksi ry:n jäsenyys on ilmainen, ja jäsenenä saa oikeuden osallistua yhdistyksen kokouksiin sekä äänestää yhdistyksen toimintaan vaikuttavista asioista, kuten esimerkiksi talousasioista ja esityspaikoista. Lisäksi jäsenenä on kutsuttu Viikki-speksin jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin ja saa halutessaan Viikki-speksin uutiskirjeen sähköpostiinsa.

Viikki-speksi ry:n jäseneksi voi liittyä myös, vaikkei osallistuisikaan itse produktion tekoon. Näin pääsee mukaan Viikki-speksin jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin, ja saa varmimmin tiedon speksin järjestämistä ekskursioista esimerkiksi muita speksejä katsomaan. Jäseneksi voi liittyä nettisivujen Google forms -lomakkeen kautta.

Jäsenmäärän kasvaminen sijoittuu yleensä lukuvuoden alkuun, fuksitapahtumien yhteyteen. Mikäli koronavirustilanne ensi syksynä pahenee ja yliopiston tapahtumat tullaan järjestämään kokonaan tai osittain etänä, voi uusia jäseniä olla haastava tavoittaa. Tätä varten suunnittelemme vaihtoehtoisia tapoja esitellä yhdistystämme ja kannustaa uusia opiskelijoita liittymään jäseniksi.

Aiomme sääntömääräisesti huomioida tietosuojalausekkeen (GDPR) omassa toiminnassamme. Tietosuojalausekkeen mukaan keräämme yhdistyksen jäseniltä ja produktiolaisilta hyväksymisen jäsentietojen säilyttämiseen ja produktiolaisilta tämän lisäksi hyväksynnän produktion aikana tuotetun sisällön mahdolliseen yhdistyksen julkiseen käyttöön.

Yhteystietoja käytetään vain yhdistyksen toiminnan edellyttämään viestintään eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Tiedot eivät ole julkisia. Viikki-speksi ry kerää jäsenrekisteriin vähimmäismäärän yhteystietoja, joita yhdistyksemme sujuva toiminta, yhdistyslaki ja/tai Helsingin yliopiston ylioppilaskunta HYY edellyttävät. Tietoja säilytetään Google Drive-pilvipalvelussa. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja pääsy rekisteriin on rajattu vain yhdistyksemme hallituksen jäsenille, joiden joukosta on yhdistyksen kokouksessa valittu vastuuhenkilö hoitamaan jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteristä vastaa Ada-Julia Kunnari.

Talous

 

Menot ja tulot

Toimikauden alun menot katamme edellisiltä vuosilta kertyneestä pohjakassasta. Joulukuussa esitettävän toimikauden 2020-21 produktiosta kertyvät kulut pyrimme kattamaan lipunmyynnistä saatavilla tuloilla ja sponsoriavustuksilla. Keväällä järjestettävien työpajojen mahdolliset kulut katetaan osallistumismaksuilla.

Suurimmat menomme koostuvat esitys- ja harjoitustilojen vuokrista. Kuluja tulee myös haalarimerkki- ja paitatilauksista, mahdollisista ekskursioista ja muista tapahtumista, materiaalihankinnoista ja tarjoiluista. Keväälle suunniteltujen vuosijuhlien järjestäminen tuo uuden ison kuluerän yhdistyksellemme.

Suurimmat tulomme koostuvat esitysten lipunmyynnistä, Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) järjestöavustuksista ja spronsoriavustuksista. Pandemiatilanne tuo haasteita tulojen arviointiin, sillä emme tiedä, vaikuttavatko rajoitukset asiakamääräämme vielä joulukuussa. Näin ollen lipputulojen suuruutta on vaikea arvioida. Muita tuloja saamme tapahtumamaksuista (ekskursiot, sitsit yms.) ja haalarimerkki- ja paitamyynnistä.

 

Sponsoriasiat

Toimikaudella 2021-22 on tavoitteena edelleen kehittää Viikki-speksi ry:n sponsoriyhteistyötä. Edellisellä toimikaudella solmittiin uusia sponsoriyhteistyösopimuksia sekä otettiin käyttöön uusia sponsoriyhteistyön muotoja (virkistysillat sekä videot sponsoreille). Toimikaudella 2021-22 tavoitteena on jälleen solmia uusia sponsoriyhteistyösopimuksia sekä pyrkiä löytämään sellaisia yhteistyönmuotoja, jotka palvelevat Viikki-speksi ry:n jäsenten kiinnostuksen kohteita sekä heidän osaamisalueitaan mielekkäällä tavalla.

Yleisesti ottaen sponsoriyhteistyön tarkoituksena on tukea Viikki-speksi ry:n toimintaa hankkimalla yhdistykselle resursseja toiminnan mahdollistamiseksi (rahaa, tiloja, materiaaleja, jne.). Alustavien suunnitelmien mukaan keväällä 2022 Viikki-speksi ry järjestää festivaalit, joten tähän tapahtumaan pyritään kehittämään sponsoriyhteistyömahdollisuuksia sekä siten hankkimaan tapahtumalle sponsoreita. Kuitenkin voidaan sanoa, että tavoitteena on ylläpitää sponsoriyhteistyötä ja varmistaa, että yhdistyksen taloudellinen vakaus  vahvistuu.

Koska on mahdollista (ja todennäköistä), että keväällä eikä syksyllä 2022 pidetä esityksiä, on sponsoriyhteistyö kaudella 2021-22 mietittävä uudestaan ja sopeutettava tilanteeseen jossa esityksiä ei pidetä (sponsoritoiminta painottunut aiemmin pääosin esityksiin). Jo olemassaolevista sponsoriyhteistyön muodoista virkistysillat sekä videotuotannot eivät ole

 

sidoksissa esityksiin. Niinpä kaudella 2021-22 on syytä panostaa etenkin näihin sponsoriyhteistyön muotoihin, sekä myös kehittää muita ei-esityksiin sidoksissa olevia sponsoriyhteistyön muotoja.

Alustavana tavoitteena on, että sponsoriyhteistyön kautta yhdistys saa 1000e tuloa kaudella 2021-22. Lisäksi tällä kaudella tarkoituksena on hakea Helsingin kaupungin kulttuurialalla toimiville nuorisojärjestöille suunnattua tukea (haku päättyy helmikuussa).

Produktio

 

Rekrytointi

 

Toimikaudella 2021-22 ei poikkeuksellisesti tulla järjestämään uuden produktion rekrytointia, kevään 2022 esitysten jäädessä väliin. Sen sijaan syksyn 2021 esityksiin avataan lisärekrytointi, minkä avulla produktiosta pois jääneiden tilalle saadaan uudet tekijät sekä voidaan tarjota mahdollisuus lähteä mukaan uusille tekijöille. Tiimivastaavat suorittavat lopullisen valinnan uusista tiimiläisistä. Mahdollisesta uusien tiimivastaavien valinnasta vastaa puolestaan hallitus.

Rekrytoinnit suoritetaan nettilomakkeiden kautta, jotka julkaistaan sekä suomeksi, ruotsiksi että englanniksi. Rekrytoinneista tiedotetaan sosiaalisen median kanavillamme ja niitä markkinoidaan tämän lisäksi fuksitapahtumissa alkusyksyllä. Rekrytoinnin markkinointia voidaan joutua tehostamaan esimerkiksi Viikki-speksin omilla rekrytointitapahtumilla, jos muut Viikin fuksitapahtumat jäävät taas vähäisiksi tai järjestetään virtuaalisesti koronavirustilanteesta johtuen. Rekrytointivastaavana toimii Ada-Julia Kunnari.

Rekrytoinnissa tullaan tänä vuonna lisäämään paikka alumnivastaavalle, joka ottaisi vastuuta tapahtumista, jotka olisi suunnattu myös alumneille ja muille yhdistyksen, mutta produktion ulkopuolella oleville jäsenille.

Tiedotus

 

Toimikaudella 2021-2022 tiedotuksesta vastaa Veera Kurki. Produktion sisäinen ja siihen liittyvä tiedotus tapahtuu muun muassa sähköpostilistojen, Instagramin ja Facebook-sivun kautta joiden avulla viestimme produktioon ja sen aikatauluihin liittyvää asiasisältöä. Tämän lisäksi käyttöön otetaan Slack, jonka kautta produktion jäsenet voivat viestiä keskenään matalalla kynnyksellä. Tavoitteenamme olisi luoda tällaiseen keskusteluun mahdollisimman rento ja avoin tunnelma, jossa produktion sisäinen ryhmäytyminen olisi mahdollista. Tärkeimmät vain produktiolaisia koskevat tiedotteet jaetaan sähköpostin ja Slackin kautta. Kaikki tärkeimmät yhdistyksen jäseniä koskevat tiedotteet jaetaan sähköpostilistalle.

 

Markkinointi

Produktion ulkoinen viestintä keskittyy etenkin sosiaalisen mediaan, Facebookiin ja Instagramiin. Tavoitteena on tavoittaa sosiaalisen median kautta toiminnasta kiinnostuneita henkilöitä. Pyrimme sosiaalisen median kanavien aktiivisen käytön kautta lisäämään Viikki-speksi ry:n toiminnan näkyvyyttä ja tavoittamaan mahdollisimman paljon uusia opiskelijoita. Tämän lisäksi toiminnastamme tiedotetaan mahdollisimman useissa fuksilehdissä, -oppaissa ja -tapahtumissa.

 

Tapahtumat

 

Toimikauden 21-22 tapahtumista on vastuussa tapahtumavastaava Sohvi Leminen yhdessä muun hallituksen kanssa. Lisäksi syksyllä rekrytoidaan tapahtumatiimi auttamaan suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä. Tapahtumien järjestäminen käynnistyy jo kesällä vuoden 2021 produktion ollessa vielä käynnissä.

Tapahtumia tullaan järjestämään sekä produktion sisäisesti että kaikille muille avoimesti. Tapahtumien tarkoitus on lisätä produktion ja yhdistyksen jäsenten välistä yhteishenkeä ja ryhmäytymistä sekä lisätä Viikki-speksin näkyvyyttä muille opiskelijoille ja järjestöille. Suunnitelmissa on myös järjestää enemmän speksien välisiä tapahtumia, kuten bileitä ja sitsejä sekä jatkaa ekskursioita muiden speksien näytöksiin. Matalan kynnyksen tapahtumia, kuten Pupun peli-iltoja tullaan myös jatkamaan. Kaikissa tapahtumissa noudatetaan yhdenvertaisuus- ja ympäristöstrategioitamme sekä mahdollisiin tarjoiluihin kuuluu aina alkoholittomat vaihtoehdot. Iso osa Viikki-speksin tapahtumista, kuten produktion harjoitukset ja workshopit ovat alkoholittomia tapahtumia.

Keväällä 2022 tullaan järjestämään kaksi isompaa tapahtumaa. Huhtikuussa kaikille avoin opiskelijatapahtuma, jonka avulla toimintaamme tuodaan näkyvämmäksi Viikin kampuksen opiskelijoille sekä toukokuussa Viikki-speksin kuusivuotisvuosijuhlat.

Tapahtumia järjestettäessä seurataan tarkasti pandemian tilannetta ja tapahtumat toteutetaan sen hetkisten suositusten puitteissa turvallisesti. Mahdollisuuksien mukaan pyrimme järjestämään monipuolisia live-tapahtumia, esimerkiksi käytössämme olevaa pupu-tilaa hyödyntäen. Tapahtumien toteutusta muokataan aina sen hetkisten rajoitusten ja suositusten mukaan.

 

Yhdenvertaisuus

Yhdenvertaisuusvastaava laatii toimikauden alussa yhdistykselle yhdenvertaisuusstrategian (YV-strategian) edellisen strategian pohjalta, jonka noudattamista Viikki-speksi ry noudattaa kausilla 2021-22 ja 2022-23. YV-strategian toteutumista valvoo yhdenvertaisuusvastaava (YV-vastaava) Tuuli Korhonen, joka toimii myös yhdistyksen toimihenkilöinä. YV-strategian avulla haluamme luoda hyvät edellytykset yhdistyksemme jäsenten yhdenvertaisuuden ylläpitämiseksi ja viihtyvyyden ja turvallisuudentunteen luomiseksi. Tämän lisäksi pyrimme estämään syrjivien käytäntöjen syntymisen yhdistyksen rakenteisiin sekä poistamaan jo olemassaolevia epäkohtia. YV-strategia valtuuttaa YV-vastaavan toimimaan selvittäjinä konfliktitilanteissa yhdistyksen ja produktion eri tahojen välillä joko anonyymisti tai yhdessä kasvokkain osapuolten kanssa. YV-vastaava käy lisäksi läpi palautetta ja ryhtyy mahdollisissa konfliktitilanteissa tilanteiden vaatimiin toimenpiteisiin.

Viikki-speksi ry pyrkii tällä kaudella kiinnittämään erityistä huomiota kaikkien vastuuhenkilöiden sekä hallituksen perusteelliseen YV-perehdytykseen sekä palautteenantokulttuurin kehittämiseen. YV-vastaava laatii tämän toteutumiseksi perehdytysmateriaalit sekä kirjalliset ohjeet palautteenantoon, jotka julkaistaan kaikille jäsenille. YV-vastaava kouluttautuu HYY:n yhdenvertaisuuskoulutuksessa ja laatii yhdessä vanhojen YV-vastaavien kanssa kirjallisen testamentin tuleville YV-vastaaville. Täten myös YV-vastaavien kouluttautumista edistetään tulevina vuosina.

Viikki-speksi ry:n hallitus pyrkii parantamaan YV-vastaavan ja hallituksen välistä tiedonkulkua kannustamalla YV-vastaavaa osallistumaan hallituksen kokouksiin. YV-vastaava toimittaa hallitukselle raportin YV-strategian toteutumisesta sekä muista yhdenvertaisuuteen liittyvistä asioista kaksi kertaa vuodessa, jotta hallitus pysyy ajan tasalla yhdistyksen yhdenvertaisuuden tilasta. YV-vastaava puolestaan rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ongelmia voitaisiin käsitellä tehokkaammin. Mahdollisia ilmoitustapoja ovat anonyymi tai omalla nimellä tapahtuva ilmoitus YV-vastaavalle tai suora yhteydenotto hallitukseen. Lisäksi yhdistyksellä on käytössä nettisivuillaan [1] yleinen häirintälomake ja yhdistyksen tapahtumiin nimetään päivystävä YV-yhteyshenkilö. Yksittäistapauksissa YV-vastaava rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista omalla nimellään, jotta konfliktitilanteet saataisiin selvitettyä tehokkaammin.

 

Ympäristövastuullisuus

 

Viikki-speksillä on nimitettynä tällä toimikaudella yksi ympäristövastaava: Tonje Lindeman. Ympäristövastaava laatii toimikauden alussa yhdistykselle ympäristöstrategian edellisen strategian pohjalta, jonka noudattamista Viikki-speksi ry noudattaa kausilla 2021-22 ja 2022-23. Konkreettisesti toimenkuva koostuu pitkälti Viikki-speksi ry:n toiminnan ympäristökuorman minimoimisesta sekä ympäristöasioiden tietoon tuomisesta produktion ja järjestön sisällä.

Esitämme, että kausilla 2021-22 ja 2022-23 erityistä huomiota tulisi kiinnittää tapahtumien jätehuoltoon. Aiemmin bileissä ja muissa tapahtumissa on ollut ongelmia jätteiden lajittelun toteutumisessa; joko sitä ei olla alkuunkaan suunniteltu tai suunnittelusta huolimatta esimerkiksi kävijät ovat jättäneet kierrätyksen ja lajittelun liian vähälle huomiolle. Tätä voidaan tällä hetkellä pitää suurimpana epäkohtana ympäristösuunnitelman toteutumisen sekä järjestön ympäristötietoisuuden suhteen. Speksin käyttämissä tiloissa on lähtökohtaisesti mahdollisuus esimerkiksi bio-, seka-, kartonki- ja muovijätteen erittelyyn. Tämä on kuitenkin hyvä ottaa huomioon ja varmistaa vielä myös tiloja valitessa ja tarpeen mukaan laatia suunnitelma esimerkiksi lajiteltujen roskien muualle toimittamiselle.

Ympäristövastaavan ja hallituksen välisen tiedonkulun sujuvoittamiseksi ja yhteistyön parantamiseksi ympäristövastaava laatii puolivuotisraportin hallitukselle ympäristöasioista, kuten suunnitelman toteutumisesta, käytännön toimista ja mahdollisista parannusehdotuksista. Näin mahdollisiin ongelmakohtiin päästäisiin tarttumaan ripeämmin. Ympäristö- ja yhdenvertaisuusvastaavia molempia myös tullaan jatkossa osallistamaan paremmin hallituksen toimintaan esimerkiksi ottamalla heidät suoraan mukaan kokousten ajankohtien suunnittelussa.

 

Loppuun

 

Toimintasuunnitelma hyväksytetään yhdistyksen kesäkokouksessa heinäkuussa 2021. Hallitus seuraa toimintasuunnitelman toteutumista keräämällä raportteja hallituksen jäseniltä ja tuottajilta kuukausittain, alkaen elokuussa 2021. Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan ja siitä keskustellaan kuukausittaisissa hallituksen kokouksissa. Toimintasuunnitelman toteutuksen seuranta luo pohjan toimintakertomukselle keväällä 2022.

Viitemerkinnät

 

[1] Viikki-speksi ry:n verkkosivut, https://www.viikkispeksi.fi