TOIMINTASUUNNITELMA 2024-2025
Viikki-speksi ry.
Yhdistyksen tarkoitus
Yhdistyksemme sääntöjen mukaisesti toimintamme perustarkoitus on toimia opiskelijavetoisten musiikkiteatteriproduktioiden toteuttajana, edistää speksitoimintaa sekä ylläpitää koko Viikin kampuksen ja opiskelijoiden harrastustoimintaa.
Johdanto
​
Vuonna 2024-2025 Viikki-speksin hallitus muodostui seuraavasti: Salla Myllys (puheenjohtaja), Miina Manninen (varapuheenjohtaja), Anniina Ilvessaari (taloudenhoitaja), Mikko Kähkönen (sihteeri), Ruska Luiro (tiedottaja), Olli Jalonen (rekrytointi- ja rekisterivastaava), Rebekka Wiitasalo (sponsori- ja yrityssuhdevastaava), Jesse Lehto (tapahtumavastaava), Hanna Ruddock (yleisjäsen, ainejärjestövastaava), Liisa Juntunen (yleisjäsen, tietosuojavirkailija) sekä Elli Koukkari (yleisjäsen, tilavastaava).
Pääasiallinen tavoitteemme toimikaudelle 2024-2025 on tuottaa onnistunut musiikkiteatterispektaakkeli, eli speksi. Panostamme kuitenkin erityisesti uuden esitystilan hyödyntämiseen, hallituksen toiminnan läpinäkyvyyteen, yhdenvertaisuuden ja yhteistyöhön lisäämiseen jäsenistössämme ja muiden järjestöjen kanssa, sekä produktio- että hallitustyön mielekkyyteen ja virkistäytymiseen. Tahdomme luoda turvallisen tilan harrastaa ja edistää paikallista kulttuuria niin, että jäsenistöllä olisi aina mahdollisuus pyytää tukea ja apua osaavammilta.
Speksikulttuurin ja siitä kiinnostuneiden määrän oletetaan kasvavan entisestään aiempien vuosien onnistuneen toteutuksen ja markkinoinnin vuoksi. Suurimmat haasteemme ovat sopeutuminen uuteen esitystilaan, taloudellisen vakauden ylläpitäminen esityslippujen ollessa päätulonlähteemme ja riittävän henkilöstön rekrytointi produktion valmistumisen mahdollistamiseksi. Lisäksi haasteena on riittävän monipuolisen produktioryhmän kokoaminen.
Haluamme, monen muun Helsingin yliopiston Viikin kampuksen yhdistyksen ja järjestön tavoin, pyrkiä ympäristöystävälliseen ja -vastuulliseen toimintaan. Tavoitteenamme on tehdä budjettimme rajoissa mahdollisimman ympäristöystävällisiä valintoja muun muassa tapahtumia järjestäessä, produktion materiaalihankinnoissa sekä yhteistyökumppaneita etsittäessä.
YV-tavoitteinamme tulevalle vuodelle on edistää tietoisuutta kaudella 2023-2024 luoduista Viikki-speksin omista turvallisemman tilan periaatteista, sekä sitouttaa jokainen speksimme jäsen noudattamaan periaatteita kaikissa tapahtumissamme. Lisäksi tavoitteenamme on luoda avoin ja turvallinen ilmapiiri, jossa uskalletaan kertoa myös avuntarpeesta sekä tuoda haasteita esiin.
Toimintasuunnitelma vuodelle 2024-2025 tukee ja astuu askeleen lähemmäs vuonna 2024 päivitetyn strategian visiota, ja pyrkii vastaamaan sen tavoitteisiin.
​
Yhdistysasiat
Hallinto
​
Viikki-speksi ry:n hallitus järjestää sääntömääräisesti vähintään kaksi yhdistyksen kokousta hallintokauden aikana, kesä- ja kevätkokouksen. Tällä kaudella tulemme järjestämään myös vähintään yhden ylimääräisen yhdistyksen kokouksen. Hallitus järjestää näiden lisäksi kuukausittain hallituksen kokouksia, joissa käsittelemme juoksevia asioita, seuraamme produktion edistymistä ja laadimme yhdistyksen kokouksiin vietävät esitykset. Hallituksen kokouksista tiedotetaan myös jäsenistölle hyvissä ajoin ennen kokouksia, lähtökohtaisesti 7 päivää ennen kokousajankohtaa edistääksemme tiedonkulkua ja yhteistyötä yhdistyksen sisällä. Yhdistyksen kokouksten kutsut lähetetään sääntöjemme mukaan vähintää kaksi viikkoa ennen kokousta.
Hallituksen ja yhdistyksen kokousten järjestämisestä vastaa puheenjohtaja Salla Myllys yhdessä varapuheenjohtaja Miina Mannisen kanssa. Viikki-speksin hallitus tulee aina tarjoamaan vastuuhenkilöille ja muille jäsenille mahdollisuuden osallistua kokouksiin etäyhteyden avulla.
​
Edellinen hallitus perehdyttää uuden hallituksen tehtäviinsä kirjallisten testamenttien ja perehdytystapaamisten avulla. Perehdytysten avulla varmistetaan selkeä vastuunjako sekä hallituksen sisällä, jotta vastuuhenkilöille jää itse vastuutehtävien lisäksi aikaa kehittää yhdistyksen ja produktion toimintaa. Hallituksen perehdytysten toteutumisesta vastaa puheenjohtaja. Tietyt hallitusjäsenet ja vastuuhenkilöt, kuten puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja yhdenvertaisuusvastaavat sekä muut kiinnostuneet osallistuvat mahdollisuuksien mukaan HYY:n koulutuksiin oman osaamisen kehittämiseksi.
​
Kauden 2023-24 lopulla uudistimme sääntömme sekä yhdistimme kolme aikaisempaa strategiaamme (ympäristö-, yhdenvertaisuus- ja yhdistysstrategiat) yhdeksi suuremmaksi kokonaisuudeksi. Uusi strategiamme on voimassa vuosina 2025-2030, mikä mahdollistaa pitkäaikaisemman ja yhtenäisemmän toiminnan seuraavalle viidelle vuodelle. Toimintamme perustetaan uuteen strategiaan ja sääntöihin, joiden toteutumista pyritään seuraamaan aktiivisesti.
​
Suurena tavoitteena vuodelle 2024-2025 on pitää viisi onnistunutta esitystä uusissa tiloissa Alakulttuuritila Alimuksella. Uusi esitystila tulee hankaloittamaan toimintaamme, sillä monet aikaisemmilta vuosilta tutut käytännöt muuttuvat. Uuden tilan myötä useat asiat, kuten lipunmyyntijärjestelmämme, muuttuvat, jonka takia joudumme toimimaan entistä joustavammin ja varautumaan haasteisiin. Hallitus pyrkii reagoimaan esille nouseviin haasteisiin ja ongelmiin ripeästi, sekä antamaan parhaat mahdolliset raamit produktion onnistumiselle. Toisaalta uusi esitystila lisää mahdollisuuksia yhteistyölle eri tiimien välillä, sekä antaa mahdollisuuden taustatiimeille ryhmäytyä heti kauden alussa. Tämä toivon mukaan vähentää taustatiimien ulkopuolisuutta ja sitouttaa tiimiläisiä aikaisempaa paremmin.
Kaudella 2024-2025 tulemme myös entisestään parantamaan hallituksen tunnettavuutta, sekä sisäisistä päätöksistä tiedottamista. Myös toimikaudella 2024-2025 yhdistyksen pöytäkirjat tullaan julkaisemaan yhdistyksen nettisivuille, ja hallituksen kokousten top3 tullaan julkaisemaan yhdistyksen Instagramiin sekä yhdistyksen sisäiseen Discordiin.
​
Palautekyselyssä esille tulleen toiveen myötä, olemme perustaneet yleisen Discord palvelimen Viikki-speksin jäsenistölle, jossa jäsenet voivat halutessaan kommunikoida muiden speksiläisten kanssa ja seurata tapahtumatiedotusta. Näin myös Viikki-speksin alumnit voivat halutessaan pysyä osana speksiyhteisöä, ja jakaa tietoisuuttaan tuoreemmille speksaajille. Hallituksen sisäinen kommunikaatio tapahtuu myös jatkossa yleisellä palvelimella. Tulevan produktion osalta on perustettu oma produktion sisäinen palvelin, jossa kaikki produktioon liittyvä kommunikointi tapahtuu.
Yleisen Discord-serverin toiminta hakee vielä muotoaan, ja se saattanee aktivoitua enemmän kun produktiokausi rekryineen alkaa kesän päätyttyä. Yleisen Discord-palvelimen osalta visiona on, että palvelimen toiminta kehittyy jäsenistönsä näköiseen suuntaan.
​
Lisäksi hallituksen tunnettavuutta tullaan lisäämään yhdistyksen tapahtumissa esittäytymällä kattavasti, sekä järjestämällä ohjelmanumeroita/tapahtumia, joissa jäsenistö tutustuu ja keskustelee hallituksen kanssa. Jäseniä kutsutaan aktiivisesti ja henkilökohtaisemmin yhdistyksen kokouksiin ja informoidaan tarkemmin vaikutusmahdollisuuksistaan yhdistyksessä.
​
Hallitus luo kauden alussa itselleen vuosikellon, johon kirjataan kaikki tässä toimintasuunnitelmassa sovitut uudistukset, sekä hahmotellaan produktion sekä tapahtumien aikataulut alustavasti varmistaaksemme toimintasuunnitelman tavoitteisiin pääsemisen. Toimintasuunnitelman toteutumista tarkastellaan kuukausitasolla hallituksen kokouksissa.
​
Jäsenet
​
Viikki-speksi ry on nuori ja vetovoimainen. Pyrimme tavoittamaan erityisesti Viikin kampuksen opiskelijat hyvin laajasti. Haluamme tarjota mahdollisimman monelle mahdollisuuden harrastaa ja osallistua aktiivisesti opiskelijaelämään. Tämän toivomme näkyvän myös uusina yhdistyksen jäseninä.
Toimikauden 2024-2025 ajan jäsenistä ja jäsenrekisteristä vastaa rekisterivastaava Olli Jalonen. Viikki-speksi ry:n jäseneksi voi liittyä myös, vaikka ei osallistuisikaan itse produktion tekoon. Näin pääsee mukaan Viikki-speksin jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin, ja saa varmimmin tiedon speksin järjestämistä ekskursioista esimerkiksi muita speksejä katsomaan. Jäseneksi voi liittyä Google forms -lomakkeen kautta. Jäsenmäärän kasvaminen sijoittuu yleensä lukuvuoden alkuun, fuksitapahtumien yhteyteen. Jäseniä vaaditaan sitoutumaan noudattamaan Viikki-speksin turvallisemman tilan periaatteita kaikissa speksiin liittyvissä tilaisuuksissa. Yhdistyksen tapahtumat sijoittuvat pääasiassa yliopiston lukukausille. Tapahtumat mukailevat produktion aikataulua. Tapahtumia pyritään järjestämään jo syksyn alussa, huomioiden erityisesti uusien jäsenten sitouttaminen yhdistyksen toimintaan.
Aiomme sääntömääräisesti huomioida tietosuojalausekkeen (GDPR) omassa toiminnassamme. Tietosuojalausekkeen mukaan keräämme yhdistyksen jäseniltä ja produktiolaisilta hyväksymisen jäsentietojen säilyttämiseen. Produktiolaisilta tämän lisäksi hyväksynnän produktion aikana tuotetun sisällön mahdolliseen yhdistyksen julkiseen käyttöön. Tietosuojalausekkeen toteutumisesta huolehtii tietosuojavirkailija Liisa Juntunen.
Yhteystietoja käytetään vain yhdistyksen toiminnan edellyttämään viestintään eikä niitä
luovuteta ulkopuolisille. Tiedot eivät ole julkisia. Viikki-speksi ry kerää jäsenrekisteriin vähimmäismäärän yhteystietoja, joita yhdistyksemme sujuva toiminta, yhdistyslaki ja/tai Helsingin yliopiston ylioppilaskunta HYY edellyttävät. Tietoja säilytetään Google Drive -pilvipalvelussa. Jäsenyys kestää 5 toimikautta, minkä jälkeen jäsenhakemus pitää uusia. Jos jäsenyyttä ei uusita 5. toimikauden loppuun mennessä, raukeaa se automaattisesti jolloin tiedot myös poistetaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja pääsy rekisteriin on rajattu vain yhdistyksemme hallituksen jäsenille, joiden joukosta on yhdistyksen kokouksessa valittu vastuuhenkilö hoitamaan jäsenrekisteriä.
Talous
Menot ja tulot
​
Toimikauden alun menot katamme edellisiltä vuosilta kertyneestä pohjakassasta. Keväällä esitettävän produktion kulut pyrimme kattamaan lipunmyynnistä saatavilla tuloilla sekä yhteistyötahojen avustuksilla. Suurimmat menomme koostuvat esitys- ja harjoitustilojen vuokrista. Kuluja tulee myös haalarimerkkien tilauksista, erilaisista tapahtumista, materiaalihankinnoista ja tarjoiluista. Suurimmat tulomme koostuvat esitysten lipunmyynnistä, Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) järjestöavustuksesta ja yhteistyötahojen avustuksista. Muita tuloja saamme tapahtumien pääsymaksuista ja myyneistä (ekskursiot, tapahtumat yms.) sekä haalarimerkkien myynnistä
Viime kaudella lipunmyynnin tulos oli heikompi kuin aiempana vuonna ja myös muut tulonlähteet olivat toivottua pienempiä. Tulevana kautena pyrimme ennakoimaan tulot realistisemmin ja mitoittamaan kulut paremmin niiden mukaan. Tavoitteena on luoda selkeä budjetti produktiota varten ja mihin tullaan ottamaan huomioon syksyllä tapahtuva ALV:ien muutos ja siten mahdollinen kustannusten nousu. Lisäksi pyrimme budjetoimaan enemmän rahaa tiimien käyttöön sekä välineiden vuokraukseen, jotta toiminta produktiossa olisi mielekästä. Produktio toteutetaan tällä toimikaudella uudessa paikassa, mikä valitettavasti hankaloittaa tilojen ja tekniikan kustannusten arviointia budjetissa, mutta teemme parhaamme. Toimikaudella 2024-2025 taloudenhoitajana toimii Anniina Ilvessaari.
Sponsoriasiat
​
Sponsori- ja yrityssuhdevastaava toimikaudella 2024-2025 on Rebekka Wiitasalo. Sponsoriyhteistyön tarkoituksena on tukea Viikki-speksi ry:n toimintaa hankkimalla yhdistykselle resursseja toiminnan mahdollistamiseksi, kuten rahaa, tiloja, materiaaleja ja muita toimintaa tukevia palveluita.
Toimikaudella 2024-2025 on tavoitteena edelleen kehittää Viikki-speksi ry:n sponsoriyhteistyötä sekä varmistaa taloudellista jatkuvuutta edeltävien taloustavoitteiden mukaisesti.
Toimikaudella 2024-2025 etsitään uusia sponsoriyhteistyökumppaneita ja pyritään jatkamaan yhteistyötä aiempien sponsoritahojen kanssa. Sekä uusien että nykyisten sponsorien toiminnan varmistetaan vastaavan Viikki-speksin arvoja. Tavoitteena on saada sponsoreiksi vain sellaisia kumppaneita, jotka ovat Viikki-speksi ry:n jäsenten kiinnostuksen kohteita sekä yhdistyksen ympäristö- ja yhdenvertaisuusarvoja ja tavoitteita vastaavia. Nykyisten sponsoripakettien sisältö käydään läpi ja niitä päivitetään tarvittaessa paremmin sponsorien toiveita vastaaviksi ja muuten ajantasaisiksi, esimerkiksi eri sosiaalisen median alustojen tavoittavuus huomioiden. Sponsoripaketteja koottaessa otetaan huomioon myös jäsenistön jaksamisen rajat. Edeltävillä toimikausilla käyttöön otettuja uudenlaisten sponsoriyhteistyön muotojen, kuten virkistysiltojen sekä videomainosten, toteuttamista jatketaan ja niitä kehitetään edelleen osaamisemme mukaisesti.
Alustavana tavoitteena on, että sponsoriyhteistyön kautta yhdistys saa 1000 euroa suoraa rahallista tuloa kaudella 2024-2025, sekä vähintään yhtä paljon epäsuoraa tukea tilavuokrien ja materiaalikustannusten muodossa. Tänä vuonna sponsoriyhteistyöllä etsitään yhteistyökohteita kattamaan produktion tilavuokria esimerkiksi läpimeno- ja harjoitustilasopimuksien muodossa.
Produktio
​
Viikki-speksi tuottaa vuosittaisen musikaaliproduktion. Hallitus toiminnallaan mahdollistaa vuosittaisen produktion rekrytoimalla produktion toimi- ja vastuuhenkilöt, sekä mahdollistamalla produktiolle tarvittavat tilat sekä varat. Hallitus ei ohjaile produktion taiteellista toteuttamista. Produktion on oltava linjassa yhdistyksen arvojen ja periaatteiden kanssa.
Vuoden 2024-2025 produktiota varten on perustettu oma Discord-serveri. Produktiolla on jo tuottaja ja ohjaajat. Käsikirjoitustiimi työskentelee kesän ajan. Produktion työstäminen tiimeissä on tarkoitus aloittaa lokakuussa.
Produktion esitykset tulevat yhdistyksen päätöksen mukaisesti olemaan 28.-29.3. sekä 2.-4.4.2025 Alakulttuuritila Alimuksessa. Produktion harjoituskauden aikana pyritään tekemään molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä Alimuksen kanssa mahdollisuuksien mukaan.
Produktion toteutuksen aikana halutaan mahdollistaa inspiroiva työympäristö intohimoisille tekijöille. Samanaikaisesti tullaan huolehtimaan produktiolaisten mahdollisuudesta levätä, palautua ja virkistäytyä. Produktiolaiset toimivat omien resurssiensa puitteissa. Täydellisyyteen ei tule pyrkiä, jos se vaarantaa hyvinvoinnin tai aiheuttaa loppuunpalamista. Tällä kaudella produktiossa pyritään luomaan toimiva avun pyytämisen ja tarjoamisen kulttuuri.
​
Rekrytointi
​
Toimikaudella 2024-2025 rekrytoinnista vastaa Olli Jalonen. Tiimivastaavat rekrytoidaan syyskuun aikana niin, että muut produktiolaiset on mahdollista rekrytoida lokakuuhun mennessä. Uusien tiimivastaavien valinnasta vastaa hallitus. Tiimivastaavat suorittavat lopullisen valinnan uusista tiimiläisistä, rekrytointivastaava tukee tiimivastaavia tarvittaessa.
Rekrytoinnit suoritetaan nettilomakkeiden kautta, jotka julkaistaan suomeksi sekä soveltuvilta osin englanniksi. Tiimivastaavilta odotetaan suomen kielen taitoa. Rekrytoinneista tiedotetaan sosiaalisen median kanavillamme sekä Viikki-speksin omalla että mahdollisuuksien mukaan Viikin ainejärjestöjen sähköpostilistoilla. Lisäksi avointa rekryä markkinoidaan fuksi- ja rekrytointitapahtumissa alkusyksyllä.
Tänä vuonna rekrytointiprosessissa kiinnitetään tarkemmin huomiota realistisen kuvan antamiseen produktion toteutukseen potentiaalisesti kuluvasta ajasta. Tämä koskee niin tiimivastaavia kuin myös tiimiläisiä. Tavoitteena on helpottaa hakijoiden mahdollisuuksia arvioida vaadittua sitoutumisen tasoa suhteessa omiin resursseihinsa.
Tarjottavia tiimivastaavapestejä viilataan edellisten vuosien kokemusten perusteella. Tavoitteena on täyttää kaikki tiimivastaavapestit. Tiimivastaavien valinnoissa huomioidaan hakijoiden hyvinvointi ja jaksaminen, minkä takia vastuun ja työn kasautumista yksittäisille ihmisille vältetään. Tiimivastaavia voidaan nimetä useampi per tiimi. Tiimivastaavien erityisesti pyytäessä tullaan toimimaan näin.
​
Tiedotus
​
Tiedotuksella tarkoitamme hallituksen organisoiman toiminnan, kuten yhdistyksen ja hallituksen kokousten, tapahtumien tai päätösten tiedotusta. Toimikaudella 2024-2025 hallituksen ja yhdistyksen tiedotuksesta tai sen organisoimisesta vastaa Ruska Luiro.
Yhdistyksen toimintaan liittyvä tiedotus tapahtuu muun muassa sähköpostilistojen, Instagramin, Facebook-sivun sekä jäsenistön yleisen Discordin kautta, joiden avulla viestimme yhdistyksen toimintaan ja sen aikatauluihin liittyvää asiasisältöä. Yleisessä Discordissa uudet ja vanhat jäsenet kykenevät kommunikoimaan keskenään, vaihtamaan vinkkejä hyvistä toimintatavoista ja myös produktion ulkopuolisille jäsenille kyetään luomaan yhteenkuuluvuutta.
Tämän lisäksi käytössä on produktion jäsenille tarkoitettu Discord, jonka kautta produktiolaisia informoidaan produktion asioista. Produktion discordissa produktion jäsenet voivat keskustella ja tiedottaa produktion sisäisistä asioista, esimerkiksi omien ryhmiensä tai vastuualueensa kuulumisista keskenään matalalla kynnyksellä. Tavoitteenamme olisi luoda tällaiseen keskusteluun mahdollisimman rento ja avoin tunnelma, jossa produktion sisäinen ryhmäytyminen olisi mahdollista. Tärkeimmät vain produktiolaisia koskevat yhdistyksen tiedotteet jaetaan sähköpostin ja Discordin kautta.
Kaikki tärkeimmät yhdistyksen jäseniä koskevat tiedotteet jaetaan sähköpostilistalle. Tärkeät tiedotteet yhdistyksen kokouksista annetaan kolmikielisesti suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Verkkosivuilla oleva tieto sekä muu ajankohtainen viestintä toteutetaan suomeksi ja englanniksi, ja ruotsinnoksia toteutetaan kulloisenkin hallituksen resurssien mukaan.
Tällä kaudella pyritään panostamaan hallitustyöskentelyn läpinäkyvyyteen ja tunnettavuuteen. Toimikaudella 2024-2025 yhdistyksen pöytäkirjat tullaan julkaisemaan yhdistyksen nettisivuille, ja hallituksen kokousten top3 tullaan julkaisemaan Discordiin ja yhdistyksen sosiaalisiin medioihin. Lisäksi yleisesti pyritään aikaistamaan tapahtumien tiedotuksen aikataulua, jakamaan esityslistat yhdessä kokouskutsun kanssa sekä lisäämään YV-lomakkeen ja turvallisen tilan periaatteiden tunnettavuutta tiedottamalla niistä säännöllisesti. Myös palautteenantoa pyritään helpottamaan toimikaudella 2024-2025 mm. tuomalla palautteenantoboxi paremmin näkyville (linkit someen.) Tiedotuksessa pyritään yhtenäiseen ja tyylikkääseen yleisilmeeseen kaikissa someissa. Tässä apuna päivitetty Canvan brändipaketti. Toimikaudella 2024-2025 kaikki Viikki-speksin vanhojen produktioiden kuvat siirretään järjestelmällisesti Viikki-speksin flickr-tilille, josta ne ovat saatavilla katseltavaksi.
Ainejärjestöyhteistyö
​
Ainejärjestöjen kanssa tehtävästä yhteistyöstä vastaa Viikki-speksin ainejärjestövastaava Hanna Ruddock. Toimintakaudella 2024-2025 tavoitteena on luoda tiiviimpää yhteistyöverkkoa Viikin eri ainejärjestöjen kanssa sekä tuoda siten Viikki-speksiä tutummaksi myös produktion ulkopuolisille opiskelijoille. Tarkoituksena on vakiinnuttaa Viikki-speksin asemaa Viikin kampuksella, tuoda speksikulttuuria aiempaa enemmän esille sekä luoda ilmapiiri, jossa Viikki-speksin järjestämät tapahtumat sekä produktion rekrytoinnit tuntuisivat kaikille Viikin opiskelijoille avoimilta ja kiinnostavilta tapahtumilta. Lisäksi kaudella 2024-2025 pyrimme kehittämään yhteistyötä ja -toimintaa sisarspeksiemme kanssa ja tekemään mahdollisuuksien mukaan ulkopuolisia esiintymiskeikkoja yhdistysten sekä ainejärjestöjen tapahtumissa.
Ainejärjestötoiminta painottuu varsinkin syksyn 2024 fuksitapahtumiin ja orientaatioviikkoon sekä kevään 2025 kampuspromojen ympärille. Pyrimme olemaan esillä mahdollisimman monessa syksyn eri fuksitapahtumassa sekä jatkamaan ja jalostamaan Viikin kampuksen kattoainejärjestöjen kanssa toteutettavia infoiltoja. Hyväksi koettuja esitysten markkinointitapahtumia Helsingin yliopiston eri kampuksilla jatketaan, ja alennettuja ryhmälippuja esityksiin tarjotaan jatkossakin ainejärjestöille. Lisäksi keskitymme aktiivisempaan suoraan viestimiseen ainejärjestöjen kanssa hyödyntämällä sähköpostilistojen lisäksi mm. Whatsapp- ja Telegram-ryhmiä sekä jaamme speksistä tietoa ainejärjestöjen lehdissä ja fuksioppaissa.
Tapahtumat
​
Tapahtumista on vastuussa tapahtumavastaava (Jesse Lehto) yhdessä muun Viikki-speksin hallituksen kanssa. Lisäksi syksyllä rekrytoidaan tapahtumatiimi ja apuvastaavat auttamaan tapahtumien suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä. Tapahtumia järjestetään mahdollisesti jo kesällä matalan kynnyksen hengailu- tai pelailuhetkien muodossa.
Tapahtumia tullaan järjestämään sekä produktion sisäisesti että kaikille muille avoimesti. Tapahtumien tarkoitus on lisätä produktion ja yhdistyksen jäsenten välistä yhteishenkeä ja ryhmäytymistä sekä lisätä Viikki-speksin näkyvyyttä muille opiskelijoille ja järjestöille. Suunnitelmissa on jatkaa edellisellä kaudella järjestettyjä speksien välisiä tapahtumia, sekä ekskursioita muiden speksien näytöksiin. Matalan kynnyksen tapahtumia on toivottu järjestön sisällä sekä palautteiden myötä. Tämän vuoden speksissä pyritään siis lisäämään alkoholittomia, matalan kynnyksen tapahtumia jäsenille ja opiskelijoille. Kaikissa tapahtumissa noudatetaan yhdenvertaisuus- ja ympäristöstrategioitamme sekä mahdollisiin tarjoiluihin kuuluvat aina alkoholittomat vaihtoehdot. Suurin osa Viikki-speksin tapahtumista, kuten produktion harjoitukset ja workshopit ovat päihteettömiä tapahtumia.
Tulemme järjestämään sekä kaikille avoimia että produktion sisäisiä tapahtumia koko toimikauden ajan. Kesällä ja alkusyksyllä tapahtumakalenterimme täyttyy matalan kynnyksen tapahtumista ja rekrytointitapahtumista. Myöhemmin syksyllä järjestämme produktion sisäisiä tapahtumia tiimien välisen ryhmäytymisen edistämiseksi ja madaltaaksemme kynnystä eri tiimien väliselle yhteistyölle. Keväällä 2025 suurimpina tapahtumina ovat Viikki-speksin produktion nimenjulkistustapahtuma, produktion esitykset, viisuvalvojaiset sekä synttärisitsit/vuosijuhlat. Palautteessa kiiteltiin tapahtumien monipuolisuutta, pidetään tapahtumatarjonta sellaisena jatkossakin.
Kaudella 2024-2025 pyrimme aikaistamaan tapahtumien etukäteissuunnittelua aikatauluttamalla tapahtumien päivämäärät suoraan hallituksen vuosikelloon, jonka suunnittelu aloitetaan jo kauden alussa. Täten tapahtumista tiedottaminen on jouhevampaa, tieto saadaan ulos aiemmin ja tapahtumainfo saavuttaa suuremman yleisön. Hallitus esittelee vuosikellon tiimivastaaville.
Yhdenvertaisuus
Viikki-speksi noudattaa kaikessa toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelmaa. YV-vastaavat ovat toimikaudella 2024-2025 Kerttu Saukkola, Pinja Perkkiö ja Eemeli Lounela.
Yhdistyksen YV-strategian avulla haluamme luoda hyvät edellytykset yhdistyksemme jäsenten yhdenvertaisuuden ylläpitämiseksi ja viihtyvyyden ja turvallisuudentunteen luomiseksi. Yhdenvertaisuus ylläpitää ihmisten välistä kunnioitusta ja turvallisuutta, joiden pohjalta syntyy kannustava ja tiedostava järjestötoiminta. Tämän lisäksi pyrimme estämään syrjivien ja epäsensitiivisten käytäntöjen syntymisen yhdistyksen rakenteisiin sekä poistamaan jo olemassa olevia epäkohtia, sillä yhdenvertaisuustoiminnan tavoitteena on luoda turvallisempi ja inklusiivisempi osallistumismahdollisuus mahdollisimman monelle. Yhdistyksen turvallisemman tilan periaatteet päivitetään tällä kaudella ja yhdistys edellyttää niihin sitoutumista kaikilta jäseniltään. Lisäksi kaudella kiinnitetään erityistä huomiota ohjeistusten ja tiedotteiden antamiseen englanniksi.
YV-strategia valtuuttaa YV-vastaavat toimimaan selvittäjinä konfliktitilanteissa yhdistyksen ja produktion eri tahojen välillä joko anonyymisti tai yhdessä kasvokkain osapuolten kanssa. YV-vastaavat käyvät lisäksi läpi palautetta ja ryhtyvät mahdollisissa konfliktitilanteissa tilanteiden vaatimiin toimenpiteisiin.
Viikki-speksi ry:n hallitus pyrkii parantamaan YV-vastaavan ja hallituksen välistä tiedonkulkua kannustamalla YV-vastaavaa osallistumaan hallituksen kokouksiin. YV-vastaava raportoi strategian toteutumisesta kuukausitasolla hallitukselle, jotta hallitus pysyy ajan tasalla yhdistyksen yhdenvertaisuuden tilasta. Sen lisäksi YV-vastaava kokoaa yhden vuosiraportin toimikauden aikana.
Viikki-speksi ry pyrkii kiinnittämään erityistä huomiota kaikkien vastuuhenkilöiden sekä hallituksen perusteelliseen YV-perehdytykseen. Tarpeellisille tiimeille toteutetaan esimerkiksi suostumusta ja fyysistä kontaktia koskevia workshopeja. YV-vastaava kokoaa perehdytysmateriaalit, jotka julkaistaan myös kaikille jäsenille. YV-vastaava kouluttautuu HYY:n yhdenvertaisuuskoulutuksessa ja laatii yhdessä vanhojen YV-vastaavien kanssa kirjallisen testamentin tuleville YV-vastaaville. Viikki-speksin hallitus tutustuu yhdenvertaissuussuunnitelman sisältöön, sekä toteutumisen seurantaan. [2] YV-vastaava tutustuu HYY:n järjestötoimijoiden yhdenvertaisuusoppaaseen ja koostaa sieltä Viikki-speksille olennaiset asiat. [3]
YV-vastaava rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ongelmia voitaisiin käsitellä tehokkaammin. Mahdollisia ilmoitustapoja ovat anonyymi tai omalla nimellä tapahtuva ilmoitus YV-vastaavalle, hallituksen jäsenelle, tai HYY:n yhdenvertaisuusvastaavalle. YV-vastaava selvittää yhdistyksen jäsenille ja toimintaan osallistuville kaikki mahdolliset yhdyshenkilöt ongelmatilanteissa. Lisäksi yhdistyksellä on käytössä nettisivuillaan [1] yleinen häirintälomake ja yhdistyksen tapahtumiin nimetään päivystävä YV-yhteyshenkilö. Tapahtumissa on myös luettavissa turvallisemman tilan periaatteet sekä ohjeet ja yhteystiedot YV-vastaavan tavoittamiseksi. Yksittäistapauksissa YV-vastaava rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista omalla nimellään, jotta konfliktitilanteet saataisiin selvitettyä tehokkaammin.
Ympäristövastuullisuus
​
Viikki-speksillä on nimitettynä tällä toimikaudella ympäristövastaavaksi Sinna Tunnela. Tänä kautena ympäristövastaava huolehtii Viikki-speksin ympäristöstrategian 2023-2025 noudattamisesta. Konkreettisesti toimenkuva koostuu pitkälti Viikki-speksi ry:n toiminnan ympäristökuorman minimoimisesta sekä ympäristöasioiden tietoon tuomisesta produktion ja järjestön sisällä.
Yhdistyksen toiminnan suurin ympäristökuorma syntyy produktiosta, johon hankitaan tarvikkeita mm. lavastuksen, puvustuksen sekä maskeerauksen käyttöön. Kaudella 2024-2025 suunnitelmana on tehdä mahdolliset hankinnat painottamalla vielä entistä enemmän käytettyjen tavaroiden hankintaa tai lainausta. Konkreettisia toimia on esimerkiksi se, että tarvittava rekvisiitta hankitaan produktiolaisten tai vapaaehtoisten omista tavaroista tai kierrätyskeskuksista ja että jo olemassa olevia materiaaleja pyritään uudelleenkäyttämään. Vaihtoehtona olisi myös tehdä avoimia kyselyitä esim. somessa mahdollisista lavaste-/rakennustarpeista, sillä nyt tällaista on näkynyt vain speksiyhteisön sisällä. Lavastustiimi voi myös puutavaraa ostaessaan kysellä rautakaupoista hävikkipaloja, jotka eivät muuten tulisi välttämättä käyttöön tai ostaa materiaalit esim. Tori.fi:stä.
Tänä vuonna voitaisiin painottaa puvustuksessa ja maskeerauksessa glitterin välttämistä ja muutenkin biohajoavien tuotteiden suosimista. Ruokatarjoiluissa voitaisiin miettiä yksittäisten ainesosien hiilijalanjälkeä. Esimerkiksi tosiasiassa kova juusto pizzan päällä aiheuttaa käytetyn maitomäärän takia suuremman rasitteen kuin saman määrän syöminen broileria. Tapahtumiin, kuten läpimenoihin, voitaisiin ottaa käyttöön satokausikalenterin mukaiset tarjoilut. Kokous- ja tapahtumatarjoilujenkin hankintaan tulisi harkita hävikkiruokakauppojen, kuten Matsmart ja Fiksuruoka -nettikauppojen hyödyntämistä. Tämä helpottaisi myös budjetin pitämistä pienenä. Produktion tiimien virkistäytymiseen voitaisiin aloittaa hävikkiruokaillallisten järjestäminen.
Ympäristövastaava laatii puolivuotisraportin hallitukselle ympäristöstrategian toteutumisesta, sekä mahdollisista parannusehdotuksista, jotta mahdollisiin ongelmakohtiin päästäisiin tarttumaan ripeämmin. Ympäristövastaava osallistuu myös resurssiensa mukaan taustatiimien työskentelyyn, kun produktion hankintoja tehdään, tai muilla tavoin kannustaa produktion materiaalihankintojen ympäristökestävällisyyteen. Produktion tiimivastaavia kannustetaan olemaan myös itse yhteydessä ympäristövastaavaan, jotta jokaisen tiimin toiminnasta saadaan mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavaa.
Tilat
Viikki-speksin käytössä on HYY:n tarjoama kerhotila Pupu, joka sijaitsee osoitteessa Mechelininkatu 3 D alakerrassa. Pupulla järjestetään Viikki-speksin tapahtumia, kokouksia ja musikaaliharjoituksia. Tilassa on myös Viikki-speksin varasto, jossa säilytetään esimerkiksi esiintymisasuja ja lavasteita. Pupu ei ole yksinomaan Viikki-speksin käytössä, vaan tilaa käyttävät muutkin HYY:n yhdistykset ja järjestöt.
Tilavastaava on henkilö, jonka tehtävänä on varata kerhotilaa Viikki-speksin tapahtumille ja eri tiimien käyttöön. Tavoitteena kaudelle 2024-2025 on varmistaa taustatiimeille viikkovuorot, joiden tulisi alkaa samanaikaisesti lavatiimien kanssa. Koska käyttäjiä on paljon, tulee tilavastaavan huolehtia hyvästä kommunikaatiosta Pupun varaustilanteesta sekä Viikki-speksin sisällä että muiden käyttäjien kesken. Tilavaraukset suoritetaan Google kalenterin kautta, ja päällekkäisyyksistä keskustellaan Pupu-prikaatin omassa Telegram-ryhmäkeskustelussa, johon on sekä tilavastaavalla että puheenjohtajalla pääsy. Tilavastaavan tavoitteena on osallistua keväällä 2024 muodostuneen pupun hallintoelimen, pupuprikaatin, toimintaan. Pupuprikaatti järjestää sekä syys- että kevätkokouksen, joista ilmoitetaan telegrammissa.
Tilavastaava huolehtii myös Pupun kunnon raportoinnista HYY:lle ja sen käyttäjille. Tavoitteena ensi kautena on panostaa Viikki-speksin vastuualueiden selvitykseen kerhotilan ylläpidosta, kuten siivouksesta, Pupu-prikaatin kokouksessa. Tilavastaava on vastuussa tilan siisteydestä ja kunnosta eri tapahtumien jälkeen, ja huolehtii esimerkiksi jätteiden kierrätyksen toteutumisesta kerhotilassa. Tilavastaavana toimii seuraavana kautena Elli Koukkari.
Pupun esteellisyysselvitys on edelleen hieman puutteellinen. Tilavastaavan tulee selvittää, onko Pupulla mahdollista käyttää apuvälineitä (kuten rollaattoria tai pyörätuolia), opaskoiraa, onko tilan hissi esteellinen, onko tiedossa voimakkaita hajusteita, valoja tai ääniä, onko tilassa sukupuolineutraalia WC:tä, ja millaisia istumapaikkoja kerhotilassa on. Koska tilaa käytetään yhdistyksen eri tapahtumissa, tilavastaavan tulee kommunikoida ja tiedottaa myös Viikki-speksin tapahtumajärjestäjiä aiheesta. Tilan esteellisyydestä tulee tiedottaa avoimesti Viikki-speksin toimintaan osallistujille, jotta he pystyvät arvioimaan oman osallistumisensa mahdollisuuksia ennen Pupulle saapumista. Myös Pupun varatilojen esteellisyystiedot tulee selvittää. Monimuotoisuuden parantamiseksi tilavastaava voi myös osallistua tapahtumaturvallisuuskoulutuksiin sekä osallistua turvallisemman tilan työpajoihin. Lisäksi käyttäjien vastuualueet esimerkiksi siivoustarvikkeiden hankinnasta on epäselvää. Lisäksi varaston siivous muiden käyttäjien kanssa kuuluu pupuvastaavan vastuualueisiin.
​
Jäsenten hyvinvointi ja kuuleminen
​
Hallitus kerää hyväksikoettuna käytänteenä järjestöpalautteen puolivuosittain. Tämän lisäksi huolehdimme jäsentemme viihtyvyydestä ja tyytyväisyydestä keräämällä palautetta järjestämistämme tapahtumista, toiminnastamme ja produktion kulusta koko ajan auki olevalla sähköisellä palautelaatikolla.
Palautetta kerätään muun muassa viestinnän toimivuudesta, tapahtumista, yleisestä viihtyvyydestä sekä toiminnan turvallisuudesta. Näiden palautteiden perusteella hallitus koostaa kehitysehdotuksia kauden loppupuoliskolle, sekä meitä seuraavalle hallitukselle. Aiemmalta hallitukselta siirtyneet kehitysehdotukset painottavat ryhmäytymisen sekä selkeän perehdytyksen, sekä produktion aikataulutuksen tärkeyttä.
Nykyinen hallitus aikoo tähdätä näiden kohtien kehittämiseen tulevalla kaudella ja aikoo myös järjestää samanlaiset, suuret palautteenkeräykset talvella 2024 ja keväällä 2025. Palautteeseen reagoidaan myös avoimesti tiedottamalla hallituksen toiminnasta, korjausliikkeistä, sekä päivitetyistä strategioista ja toimintasuunnitelmista.
Vastuuhenkilöiden ja hallituksen hyvinvointia tuetaan virkistysilloin, säännöllisten tapaamisten avulla, sekä tarvittaessa uudelleendelegoimalla tehtäviä matalalla kynnyksellä työmäärän kasvaessa. Kaikkia toimintaan osallistuvia muistutetaan toiminnan vapaaehtoisuudesta ja korostetaan oman hyvinvoinnin priorisoimista yhdistyksen toiminnan edelle. Pyrimme luomaan ilmapiirin, jossa kynnys avun pyytämiseen laskee ja tukea on aina saatavilla.
Loppuun
Toimintasuunnitelma hyväksytetään ylimääräisessä yhdistyksen kokouksessa heinäkuussa 2024. Hallitus seuraa toimintasuunnitelman toteutumista keräämällä raportteja hallituksen jäseniltä, YV-vastaavalta, ympäristövastaavalta ja tuottajilta kuukausittain. Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan ja siitä keskustellaan kuukausittaisissa hallituksen kokouksissa. Toimintasuunnitelman toteutuksen seuranta luo pohjan toimintakertomukselle keväällä 2025.
​
​
[1] Viikki-speksi ry:n verkkosivut, https://www.viikkispeksi.fi