TOIMINTASTRATEGIA 2020-22

D7DB2546-10CB-4C32-9D3D-01F985CF33A8.jpg

Johdanto

Strategia on yhdistyksen toimintaa ohjaava dokumentti, joka antaa ohjeita yhdistyksen hallitukselle mietittäessä toimikauden tavoitteita. Strategia mahdollistaa tavoitteiden asettamisen pitkällä aikatähtäimellä ja auttaa näin yhdistystä vahvistamaan toimintaansa yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi. Dokumentissa asetetaan taloudelliset sekä toiminnalliset tavoitteet kahden vuoden ajanjaksolle yhdistyksen toiminnan lähtökohta-analyysiin perustuen. Yhdistyksen hallituksilla on valtuus muokata strategiaa perustelluista syistä sen voimassaolon aikana.

Lähtökohta-analyysi

Viikki-speksi ry:n keskeisimpiin tavoitteisiin kuuluvat vuosittaisen musiikkiteatteriproduktion, niin kutsutun speksin, tuottaminen sekä vapaa-ajan toiminnan tarjoaminen Helsingin yliopiston Viikin kampuksella. Vapaa-ajan toiminta on avointa pääasiassa Viikin kampuksen opiskelijoille mutta toimintamme yltää myös muille kampuksille ja myös ei-opiskelijoille pääkaupunkiseudulla. Viikki-speksi ry:llä on toimikauden 2019-2020 lopussa 135 jäsentä. Jäsenmäärämme kasvoi noin 100 henkilöllä saman toimikauden aikana. Uskomme, että kasvuun vaikutti pääosin tehostettu markkinointi läpi vuoden. Markkinointia tuki markkinointistrategia, jonka loimme ensimmäistä kertaa saman toimikauden aikana. Jäsenistöömme lukeutuu pääasiassa Helsingin yliopiston Viikin kampuksen opiskelijoita. Jäsenet ovat viimeisimmän produktion jäseniä, Viikki-speksin toiminnan alumneja ja muita kiinnostuneita.

 

Yhdistyksemme toiminnan jatkuvuus on ollut kahden viimeisen toimikauden aikana uhattuna. Toimikaudella 2018-19 esiintymistilan vuokra nousi paljon odotettua korkeammaksi ja tämän myötä teimme tappiollisen tilikauden tuloksen. Toimikaudella 2019-2020 koko esitysviikkomme peruuntui meistä riippumattomasta syystä, kun SARS-CoV-2-pandemia esti maailmanlaajuisesti teatteritoiminnan maaliskuusta 2020 lähtien. Tulevien toimikausien keskeisimpiä haasteita tulevat todennäköisesti olemaan vakaan taloudellisen pohjan luominen tuleville kausille sekä kauden 2020-21 toiminnan onnistuminen edellisen toimikauden esitysten siirtyessä syksylle 2020 tai vaihtoehtoisesti keväälle 2021.

Toiminnan jatkuvuus ja sitoutuminen

Tulevilla kausilla pyrimme varmistamaan toiminnan jatkuvuuden luomalla pysyvän pohjakassan yhdistyksen toiminnalle ja kasvattamalla tätä pohjakassaa vuosittain. Pyrimme kasvattamaan jäsenmääräämme vuosittain keskittyen syksyyn, jolloin rekrytointi on sujuvaa useiden fuksitapahtumien myötä. Jäsenten hankinta on tärkeää, vaikka emme jäsenmaksua perikään. Jäsenyys sitouttaa produktion toimijat sekä muut kiinnostuneet yhdistyksemme toimintaan ja helpottaa viestintää.

 

Toiminnan jatkuvuuden kannalta myös hallitusjäsenten ja muiden vastaavien toimijoiden rekrytointi on erittäin keskeistä. Hallitus edesauttaa hallitusjäsenten ja muiden vastuuhenkilöiden rekrytoimista markkinoinnin avulla. Hallitusjäsenten ja muiden vastaavien toimijoiden asianmukainen perehdyttäminen on myös keskeistä näiden vastuuhenkilöiden sitoutumisen kannalta. Tätä tehtävää varten jokainen hallituksen jäsen ja produktion vastuuhenkilö toimittaa hyvissä ajoin päivitetyn testamentin hallitukselle, joka toimittaa sen eteenpäin hänen seuraajalleen. Testamentin tulee sisältää vastuualueen keskeisimmät tehtävät ja kirjallisen perehdytyksen niihin.

Taloudelliset tavoitteet

Viikki-speksi on nuori yhdistys, jonka tuotot ovat tähän mennessä kuluneet lähes kokonaan produktion ja tapahtumien tuottamiin kustannuksiin. Seuraavien vuosien tavoitteena on kasvattaa pohjakassaa, jotta olisimme vähemmän riippuvaisia lipputuloista sekä rahallisista tuista toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi.

Pohjakassa on ollut toisesta toimintavuodesta (2017-18) lähtien noin 1000 €:n suuruinen. Toimintavuonna 2018-19 yhdistys teki noin 100 €:n tappion, joka katettiin onneksi pohjakassan avulla. Toimintavuoden 2019-20 tulos ei ole vielä selkeä esitysten siirtyessä myöhemmälle ajankohdalle. Seuraavan kahden vuoden tavoite on kasvattaa pohjakassa 2000 €:oon. Summa vastaa sitä, mitä olemme viimeisinä toimikausina saaneet rahallisena avustuksena sponsoreilta ja HYY:ltä. Pohjakassa takaisi taloudellisen vakauden myös vuosina, jolloin tukea on mahdollisesti vaikeampi saada.

Viikki-speksi ry on voittoa tavoittelematon, aatteellinen yhdistys. Pyrimme toisin sanoen, pohjakassaa lukuunottamatta, kattamaan kaikki kustannukset tasan vuosittaisilla tuotoillamme. Tuottojen kasvaessa merkittävästi yli kustannusten vaatiman summan on ylimääräiset tuotot käytettävät yhdistyksen yhteiseen, mielekkääseen käyttöön, kuten juhlien tai muun tapahtuman järjestämiseen tai mahdollisiin laitehankintoihin tai muihin produktion tuleviin kuluihin. Tuotot voidaan myös laittaa säästöön esimerkiksi tulevia vuosijuhlia varten.

Hallituksen tulee helpottaa yhdistyksen toiminnasta kertyviä menoja kartoittamalla sponsorointia ja yhteistyömahdollisuuksia myös materiaaleja ja tiloja suunnitellessa. Materiaalien uusiokäyttö on myös mielekästä ympäristöstrategiaa ajatellen.

Tiedotus ja markkinointi

Avoin ja riittävä viestintä niin yhdistyksen sisällä kuin sen ulkopuolelle on avain yhdistyksen toiminnan kehittymiseen. Yhdistyksen sisäisen viestinnän avulla pyrimme rohkaisemaan hallituksen ulkopuolisia, yhdistyksen jäseniä olemaan aktiivisia yhdistystoiminnassa sekä osallistumaan hallituksen järjestämiin tapahtumiin. Sisäisellä viestinnällä pyrimme myös ylläpitämään hyvää ilmapiiriä yhdistyksen sisällä ja madaltamaan vastuuhenkilöiden ja muiden jäsenten välistä hierarkiaa.

 

Tehokas markkinointi auttaa yhdistystä keräämään jäseniä, kasvattamaan tapahtumien kävijämäärää sekä saada tavoitteellinen määrä asiakkaita produktion esityksiin. Markkinoinnin tulee olla erityisen suunniteltua ja tehostettua syyslukukauden alussa, jolloin produktion rekrytointi on käynnissä sekä tammi-maaliskuussa, jolloin keräämme asiakkaita esityksiin. Hallituksen tulee pyrkiä luomaan markkinointisuunnitelma jokaisen toimikauden alussa. Tämä suunnitelma luo pohjan kahdelle tavoitteelle- esitysten asiakasmäärälle sekä yhdistyksen jäsenmäärälle. Markkinointisuunnitelmassa käydään läpi keinot, joiden avulla nämä tavoitteet saavutetaan toimikauden aikana.

Tiedotus- ja markkinointialustoihimme kuuluvat yhdistyksen jäsenille suunniteltu Helsingin yliopiston Outlookin-järjestelmän sähköpostilista, facebook, instagram, slack ja whatsapp. Lisäksi kokoamme aktiivisesti kaiken yhdistykseen liittyvän tiedon nettisivuillemme. Sähköpostilista on viestintäalustoista formaalein, facebook:a käytetään pidempien tiedotteiden- ja mainosviestien julkaisemiseen, instagram toimii hyvin lyhyempien tiedotteiden ja markkinointiviestien julkaisemiseen ja slack toimii koko yhdistyksen yhteisenä, sisäisenä viestintäalustana. Whatsapp:n käyttö on vähentynyt viime vuosina, mutta sillekin löytyy tilaa esimerkiksi produktion tiimien välisessä viestinnässä. Viestintäalustojen valintaa ja sisältöä on hyvä pyrkiä myös jatkossa kehittämään yhdistyksen jäsenten ja asiakkaiden mielipiteitä kuunnellen.

Rekrytointikäytännöt ja jäsenmäärän kasvattaminen

Rekrytointi on olennaista keskeisimmän tavoitteemme, eli speksimme onnistumisen kannalta, ja siksi se aloitetaan kutakin toimikautta varten jo edellisen hallituksen toimesta keväällä. Keväällä hallitus alustaa ohjaajien ja tuottajien rekrytoinnin sekä avaa käsikirjoituskilpailun. Näille rekrytoinneille ja käsikirjoituskilpailulle on annettava reilusti aikaa, jotta mahdollisimman moni ehtii reagoida niihin ja harkita osallistumistaan. Rekrytoinnit suoritetaan lomakkeilla ja kirjallista hakemusta seuraa hallituksen järjestämät haastattelut. Lomakkeissa tulee huomioida yleiset tietojenkeräys- ja yksityisyydensuojakäytänteet EU-säädöksiä noudattaen.

Rekrytointi muille produktion jäsenille aukeaa syksyllä, vuosikelloa seuraten. Rekrytointia markkinoidaan niin yhdistyksen viestintäalustojen avulla kuin fyysisesti eri fuksitapahtumissa. Tärkeitä tapahtumia ovat tiedekuntajärjestöjen suuret infotorit, fuksiaiset sekä vaihto-opiskelijoille suunnatut Welcome Fair -tapahtumat. Syksyllä on produktion jäsenten rekrytoimisen ohella hyvä mahdollisuus kasvattaa yhdistyksen jäsenmäärää.

Viihtyvyys ja yhdenvertaisuus

Viikki-speksi ry jatkaa sekä yhdistyksen sisäisten että kaikille avoimien tapahtumien järjestämistä. Tapahtumat luovat yhtenäisyyttä yhdistyksen sekä produktioiden sisällä ja auttavat rekrytoimaan uusia tekijöitä ja jäseniä sekä katsojia esityksiin. Tapahtumia tulee kehittää aktiivisesti, jotta ne houkuttelisivat entistä enemmän uusia kävijöitä. Tapahtumajärjestelyissä tulee huomioida avoimuus, eli pyrkiä parhaalla tavalla toivottamaan myös yhdistyksen ulkopuoliset tapahtumavieraat tervetulleeksi ja osaksi tapahtumayhteisöä.

 

Viikki-speksi ry saa käyttää HYY:n Hedda Gabler -tilaa (Mechelininkatu 3D) sekä rajoitetusti Uuden ylioppilastalon Alina-salia toimintaansa. Hedda Gableria koskeva tilankäyttösopimuksen jatkamista vuosille 2021-23 on anottu HYYn yleisen tilajaon yhteydessä. Jokaisen toimikauden alussa yhdistys valitsee tilavastaavan, joka toimii yhdistyksen yhteyshenkilönä Hedda Gablerin hallituksessa. Tilavastaavana on yleensä toiminut hallituksen tapahtumavastaava, mutta vastaavana voi toimia periaatteessa kuka tahansa yhdistyksen jäsen. TIlavastaava valitaan ensisijaisesti yhdistyksen kevätkokouksessa, mutta vastaava voidaan valita myös myöhemmin hallituksen kokouksessa. HYYn tarjoamien tilojen lisäksi Viikki-speksi on saanut käyttöönsä Latokartanon ylioppilassäätiön tarjoaman C-grundin harjoitusten ja tapahtumien järjestämiseen ja Unisport Kluuvin K3-salin ja Viikin monitoimitalon kokoushuonetta harjoituksiin. Näiden sponsorisopimusten jatkosta on sovittava uudestaan jokaisella toimikaudella.

Yhdistys täyttää 5 vuotta toimikaudella 2020-21. On toivottavaa, että kyseisen toimikauden hallitus järjestää vuosijuhlat sekä uusille että vanhoille toimijoille keväällä 2021. Koronaviruspandemian takia on vaikea arvioida, miten suuri budjetti kauden 2019-20 varoista on käytettävissä juhlaan, mutta juhlien suunnittelu ja budjetointi tulee aloittaa mahdollisuuksien mukaan jo syksyllä 2020. 

Yhdenvertaisuus kuuluu yhdistyksemme ydinarvoihin ja tätä tulee kunnioittaa luomalla yhdenvertaisuusstrategia jokaisen toimikauden alussa. Yhdenvertaisuusstrategiaa tulee seurata kaikessa yhdistyksen toiminnassa ja yhdenvertaisuuteen liittyvistä arvoista ja käytänteistä tulee viestiä riittävästi yhdistyksen kaikilla viestintäalustoilla. Jokaisen toimikauden alussa tulee tämän lisäksi valita yhdenvertaisuusvastaava, joka seuraa yhdenvertaisuusstrategian toteutumista ja joka toimii neutraalina yhteyshenkilönä ja mahdollisena sovittelijana kaikissa yhdenvertaisuusasioissa. Yhdistyksen hallitus tukee yhdenvertaisuusvastaavaa ongelmatilanteissa yhdenvertaisuusvastaavan pyynnöstä. Yhdenvertaisuusvastaavien ja hallituksen välistä yhteistyötä pyritään lisäämään, jotta hallitus pysyy mahdollisimman hyvin ajan tasalla yhdenvertaisuusasioista. Yhdenvertaisuusvastaava valitaan ensisijaisesti yhdistyksen kevätkokouksessa, mutta vastaava voidaan tarvittaessa myös valita hallituksen kokouksessa. 

Ympäristötavoitteet

Yhdistyksen hallitus jatkaa vuosittaisen ympäristöstrategian laatimista. Ympäristöstrategian avulla pyrimme minimoimaan produktiosta ja tapahtumistamme koituvan ympäristökuorman. Ympäristöstrategian lisäksi yhdistykselle valitaan vuosittain ympäristövastaava, joka seuraa ympäristöstrategian tavoitteiden toteutumista. Ympäristövastaavana voi toimia kuka tahansa yhdistyksen jäsen. Vastaava valitaan ensisijaisesti yhdistyksen kevätkokouksessa. Ympäristövastaavan valinnan voi myös suorittaa yhdistyksen hallitus. Ympäristöstrategiassa tulee ottaa huomioon vähintään produktion materiaaleista koituva ympäristökuorma sekä tapahtumien jätteiden lajittelu.

Loppuun

Strategian on luonut kauden 2019-2020 hallituksen hallitus. Dokumentin laatimisessa on myös käytetty toimikauden 2019-2020 yhdenvertaisuus- ja ympäristövastaavien tietämystä. Viikki-speksi ry:n strategia vuosille 2020-22 hyväksytetään yhdistyksen kevätkokouksessa toukokuussa 2020.

valittu1_edited.jpg

Anna palautetta!

May 28

Cheesecake, figs, and pinot noir.

Auta meitä kehittämään toiminnastamme vielä parempaa!