Viikki-speksi ry
Strategia vuosille 2022-24
​
Johdanto
Strategia on yhdistyksen toimintaa ohjaava dokumentti, joka antaa ohjeita yhdistyksen hallitukselle mietittäessä toimikauden tavoitteita. Strategia mahdollistaa tavoitteiden asettamisen pitkällä aikatähtäimellä ja auttaa näin yhdistystä vahvistamaan toimintaansa yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi. Dokumentissa asetetaan taloudelliset sekä toiminnalliset tavoitteet kahden vuoden ajanjaksolle yhdistyksen toiminnan lähtökohta-analyysiin perustuen. Yhdistyksen hallituksilla on valtuus muokata strategiaa perustelluista syistä sen voimassaolon aikana.
​
Visio
​
Viikki-speksi ry on nuori ja vetovoimainen vuosittaisen musiikkiteatteriproduktion, speksin, tuottava sekä ilmaista harrastustoimintaa tarjoava organisaatio Helsingin yliopiston Viikin kampuksella. Vapaa-ajan toiminta on avointa pääasiassa Viikin kampuksen opiskelijoille ja toimintamme kuuluu sekä kiinnostaa myös muilla kampuksilla ja myös ei-opiskelijoita pääkaupunkiseudulla. Viikki-speksi ry on tuottoa tavoittelematon, aatteellinen yhdistys.
Viikki-speksi ry tarkoittaa avointa, turvallista ja hyvinvointia tukevaa harrastus- ja järjestötoimintaa. Viikki-speksin jäsenyys on ilmaista ja jäseneksi hyväksytään lähtökohtaisesti jokainen jäseneksi hakeva. Produktioon hakevat henkilöt ovat keskenään samanarvoisia rekrytointia suorittavien silmissä ja hakijoita karsitaan vain niissä tilanteissa, joissa se on välttämätöntä produktion toiminnan kannalta.
Yhdistyksen tapahtumissa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita, jotka kaikki Viikki-speksin jäsenet tuntevat. Viikki-speksi ry ei hyväksy minkäänlaista kiusaamista, syrjintää tai häirintää tapahtumissaan ja puuttuu havaitsemiinsa epäkohtiin.
Viikki-speksin toiminta on turvasatama ja vastapaino opiskelijoiden arkeen ja toimintaa ohjaa halu tukea jäsenistön hyvinvointia. Tapahtumat mahdollistavat sosiaalisten suhteiden luomisen ja vahvistamisen sekä irrottautumisen arjesta.
Missio - (Toiminnan jatkuvuus ja sitoutuminen)
​
Viikki-speksin toimintaa tuetaan ja sen jatkuvuus taataan kestävällä talouden- ja yhdistyksenhallinnolla. Viikki-speksillä on vuosittain laillinen hallitus, joka huolehtii toiminnan ylläpitämisestä sekä päivittää yhdistyksen ohjaavia dokumentteja ja tavoitteita yhdistyksen jäsenistön tahtotilan mukaisesti.
​
Taloudelliset tavoitteet
​
Viikki-speksi on nuori yhdistys, jonka tuotot ovat tähän mennessä kuluneet lähes kokonaan produktion ja tapahtumien tuottamiin kustannuksiin. Vuosien tavoitteena on ollut kasvattaa pohjakassaa, jotta olisimme vähemmän riippuvaisia lipputuloista sekä rahallisista tuista toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi. Taloudellinen tavoite on saavutettu, joten uuden tavoitteen luominen on ajankohtaista. Pohjakassan ylläpito sekä maltillinen kartuttaminen ovat yhdistyksen tavoitteena seuraavan kahden vuoden aikana, jotta yhdistyksen toiminta säilyisi vakaana ja yhdistyksellä olisi taloudellinen puskuri yllättävien menojen tai tuenpuutteen varalta. Pohjakassan kartuttaminen on myös edellytys toiminnan kasvattamiselle ja sen turvin voimme lähteä toteuttamaan entistä upeampia spektaakkeleita.
Viikki-speksi ry on voittoa tavoittelematon, aatteellinen yhdistys. Pyrimme toisin sanoen, pohjakassaa lukuunottamatta, kattamaan kaikki kustannukset tasan vuosittaisten tuottojen kautta. Tuottojen kasvaessa merkittävästi yli kustannusten vaatiman summan on ylimääräiset tuotot käytettävät yhdistyksen yhteiseen, mielekkääseen käyttöön, kuten juhlien tai muun tapahtuman järjestämiseen tai mahdollisiin laitehankintoihin tai muihin produktion tuleviin kuluihin. Tuotot voidaan myös laittaa säästöön esimerkiksi tulevia vuosijuhlia varten.
Hallituksen tulee helpottaa yhdistyksen toiminnasta kertyviä menoja kartoittamalla sponsorointia ja yhteistyömahdollisuuksia myös materiaaleja ja tiloja suunnitellessa. Materiaalien uusiokäyttö on mielekästä sekä taloudellisista että ympäristöstrategian kannalta.
​
Tiedotus ja markkinointi
​
Avoin ja riittävä viestintä niin yhdistyksen sisällä kuin sen ulkopuolelle on avain yhdistyksen toiminnan kehittymiseen. Yhdistyksen sisäisen viestinnän avulla pyrimme rohkaisemaan hallituksen ulkopuolisia, yhdistyksen jäseniä olemaan aktiivisia yhdistystoiminnassa sekä osallistumaan hallituksen järjestämiin tapahtumiin. Sisäisellä viestinnällä pyrimme myös ylläpitämään hyvää ilmapiiriä yhdistyksen sisällä ja madaltamaan vastuuhenkilöiden ja muiden jäsenten välistä hierarkiaa.
Tehokas markkinointi auttaa yhdistystä keräämään jäseniä, kasvattamaan tapahtumien kävijämäärää sekä saada tavoitteellinen määrä asiakkaita produktion esityksiin. Markkinoinnin tulee olla erityisen suunniteltua ja tehostettua syyslukukauden alussa, jolloin produktion rekrytointi on käynnissä sekä tammi-maaliskuussa, jolloin keräämme asiakkaita esityksiin. Hallituksen tulee pyrkiä luomaan markkinointisuunnitelma jokaisen toimikauden alussa. Tämä suunnitelma luo pohjan kahdelle tavoitteelle - esitysten asiakasmäärälle sekä yhdistyksen jäsenmäärälle. Markkinointisuunnitelmassa käydään läpi keinot, joiden avulla nämä tavoitteet saavutetaan toimikauden aikana.
Tiedotus- ja markkinointialustoihimme kuuluvat yhdistyksen jäsenille suunniteltu Helsingin yliopiston Outlookin-järjestelmän sähköpostilista, facebook, instagram, discord ja whatsapp. Lisäksi kokoamme aktiivisesti kaiken yhdistykseen liittyvän tiedon nettisivuillemme. Sähköpostilista on viestintäalustoista muodollisin, facebook:a käytetään pidempien tiedotteiden- ja mainosviestien julkaisemiseen, instagram toimii hyvin lyhyempien tiedotteiden ja markkinointiviestien julkaisemiseen ja Discord toimii koko yhdistyksen yhteisenä, sisäisenä viestintäalustana. Whatsapp:n käyttö on vähentynyt viime vuosina, mutta sillekin löytyy tilaa esimerkiksi produktion tiimien välisessä viestinnässä. Viestintäalustojen valintaa ja sisältöä on hyvä pyrkiä myös jatkossa kehittämään yhdistyksen jäsenten ja asiakkaiden mielipiteitä kuunnellen.
​
​
Rekrytointikäytännöt ja jäsenmäärän kasvattaminen
​
​
Rekrytointi on olennaista keskeisimmän tavoitteemme, eli speksiproduktion onnistumisen kannalta. Siksi se aloitetaan kutakin toimikautta varten jo edellisen hallituksen toimesta keväällä. Keväällä hallitus alustaa ohjaajien ja tuottajien rekrytoinnin sekä avaa käsikirjoituskilpailun. Näille rekrytoinneille ja käsikirjoituskilpailulle on annettava reilusti aikaa, jotta mahdollisimman moni ehtii reagoida niihin ja harkita osallistumistaan. Rekrytoinnit suoritetaan lomakkeilla ja kirjallista hakemusta seuraa hallituksen järjestämät haastattelut. Lomakkeissa tulee huomioida yleiset tietojenkeräys- ja yksityisyydensuojakäytänteet EU-säädöksiä noudattaen. Rekrytoinneissa on muistettava hakijoiden tasavertainen kohtelu ja valintakriteereiden läpinäkyvyys, eikä hakijoita saa suosia tai hylätä esimerkiksi suhteiden perusteella.
Rekrytointi muille produktion jäsenille aukeaa syksyn orientaation aikaan, vuosikelloa seuraten. Rekrytointia markkinoidaan niin yhdistyksen viestintäalustojen avulla kuin fyysisesti eri fuksitapahtumissa. Tärkeitä tapahtumia ovat tiedekuntajärjestöjen suuret infotorit ja fuksiaiset. Syksyllä on produktion jäsenten rekrytoimisen ohella hyvä mahdollisuus kasvattaa yhdistyksen jäsenmäärää.
​
Tapahtumat, tilat
​
Viikki-speksi ry jatkaa sekä yhdistyksen sisäisten että kaikille avoimien tapahtumien järjestämistä. Tapahtumat luovat yhtenäisyyttä yhdistyksen sekä produktioiden sisällä ja auttavat rekrytoimaan uusia tekijöitä ja jäseniä sekä katsojia esityksiin. Tapahtumia tulee kehittää aktiivisesti, jotta ne houkuttelisivat entistä enemmän uusia kävijöitä. Tapahtumajärjestelyissä tulee huomioida avoimuus, eli pyrkiä parhaalla tavalla toivottamaan myös yhdistyksen ulkopuoliset tapahtumavieraat tervetulleeksi ja osaksi tapahtumayhteisöä. Tapahtumissa on aina erikseen sovitut yhdenvertaisuusvastaavat, jotka huolehtivat siitä, että tapahtuma on turvallinen kaikille osallistujille. Tapahtumista tehdään myös palautelomakkeet, joissa voi kertoa huomaamistaan epäkohdista.
​
Arvot
​
Yhdenvertaisuus
​
Yhdenvertaisuus kuuluu yhdistyksemme ydinarvoihin ja tätä kunnioitetaan luomalla yhdenvertaisuusstrategia joka toisen toimikauden alussa. Yhdenvertaisuusstrategiaa ja yhdenvertaisuuden toimintasuunnitelmaa seurataan kaikessa yhdistyksen toiminnassa. Yhdenvertaisuuteen liittyvistä arvoista ja käytänteistä tulee viestiä riittävästi yhdistyksen kaikilla viestintäalustoilla. Jokaisen toimikauden alussa valitaan lisäksi yksi tai useampi yhdenvertaisuusvastaava (yv-vastaava), joka seuraa yhdenvertaisuusstrategian toteutumista. Yhdenvertaisuusvastaava valitaan ensisijaisesti yhdistyksen kevätkokouksessa, mutta vastaava voidaan tarvittaessa myös valita hallituksen kokouksessa. Yv-vastaava toimii neutraalina yhteyshenkilönä ja mahdollisena sovittelijana kaikissa yhdenvertaisuusasioissa, ja tarvittaessa konfliktitilanteissa. Yhdistyksen hallitus tukee yv-vastaavaa pyynnöstä ongelmatilanteissa.
Yv-vastaavien ja hallituksen välistä yhteistyötä pyritään lisäämään, jotta hallitus pysyy mahdollisimman hyvin ajan tasalla yhdenvertaisuusasioista ja yv-vastaava pysyy perillä yhdistyksen toiminnasta. Yv-vastaava käy läpi HYY:n yhdenvertaisuusperiaatteet ja huolehtii siitä, että yhdistyksen jäsenet ovat niistä tietoisia roolinsa edellyttämällä tavalla. Yv-vastaava käy hallituksen kanssa läpi yhdistyksen toiminnan kohdeyleisöä ja sitä, millainen saavutettavuus palvelee heitä parhaiten. Yv-vastaava varmistaa yhdessä tapahtumavastaavan kanssa, että jokaisessa yhdistyksen tapahtumassa on häirintäyhdyshenkilö ja osallistujat tietävät yhdistyksen anonyymistä häirintälomakkeesta.
​
​
Ympäristö
​
​
Yhdistyksen hallitus pyrkii minimoimaan produktiosta ja tapahtumistamme koituvan ympäristökuorman ympäristöstrategian avulla. Ympäristöstrategia laaditaan joka toinen vuosi kahdelle vuodelle kerrallaan. Ympäristöstrategiassa otetaan huomioon produktion materiaaleista koituva ympäristökuorma sekä produktion ja yhdistyksen tapahtumien jätteiden lajittelu. Ympäristöstrategian lisäksi yhdistykselle valitaan vuosittain ympäristövastaava, joka seuraa ympäristöstrategian toteutumista ja viestii ympäristötavoitteista ja arvoista produktion tekijöille. Ympäristövastaava valitaan ensisijaisesti yhdistyksen kevätkokouksessa, mutta vastaava voidaan tarvittaessa myös valita hallituksen kokouksessa. Ympäristövastaavana voi toimia kuka tahansa yhdistyksen jäsen.
​
Viikki-speksin toiminnassa pyritään valinnoilla hillitsemään biodiversiteetin vähenemistä ja ilmastonmuutosta, esimerkiksi vähentämällä paperin ja muiden materiaalien käyttöä. Esimerkiksi Viikki-speksin oheistuotteita kuten paitoja ja kangaskasseja tilattaessa kiinnitetään huomiota tuotteiden ekologiseen kestävyyteen ja lisäksi oheistuotteiden käyttöikää ajatellen niitä tilataan vain yhdistyksen logolla ja tekstillä, jolloin ne eivät “vanhene” produktion päätyttyä. Lisäksi tapahtumissa tarjottava ja myytävä ruoka on lähtökohtaisesti vegaanista.
​
Loppuun
​
Strategian on luonut kauden 2022-2023 hallitus. Dokumentin laatimisessa on myös käytetty toimikauden 2022-2023 yhdenvertaisuus- ja ympäristövastaavien tietämystä. Viikki-speksi ry:n strategia vuosille 2022-2024 hyväksytetään hallituksen kokouksessa lokakuussa 2022.
