Viikki-speksi ry:n hallituksen kokous II TIIVISTELMÄ Aika: 13.07.2021 klo 18 Paikka: Pupu-klusteri, Small rooms, Mechelininkatu 3 D
Hallinnolliset asiat a. Toimintakertomus 2020-21 Tehtiin pieniä muutoksia ja hyväksyttiin toimintakertomus muutoksineen yksimielisesti. b. Toimintasuunnitelma 2021-22 Hyväksyttiin täydennetty toimintasuunnitelma esitettäväksi yhdistyksen kokoukseen. c. Esitys kevään aikataulusta Hyväksyttiin esitettäväksi yhdistyksen kokouksessa. d. Yhdenvertaisuusstrategian käsittely Käytiin läpi yhdenvertaisuusstrategia. Keskustelua herätti strategiassa mainittu Covid-19 -pandemian vaikutus yhdistyksemme toimintaan, sillä strategia ulottuu vuodelle 2023, jonka pandemiatilanteesta ei ole varmuutta. Kohta todettiin kuitenkin asianmukaiseksi ja yhdenvertaisuusstrategia hyväksyttiin yksimielisesti esitettäväksi yhdistyksen kokouksessa. e. Ympäristöstrategian käsittely Käytiin läpi ympäristöstrategia. Hyväksyttiin esitettäväksi yhdistyksen kokouksessa. f. Viime kauden palaute ja YV-asiat Viime kauden palaute on käyty läpi ja niiden pohjalta on tehty kehitysehdotukset. g. Kehitysehdotukset kaudelle 2021-22 Käytiin läpi kehitysehdotukset. Keskusteltiin produktion tekijöiden merkitsemisestä jaettaviin kuviin Viikki-speksin somessa. Kuviin merkitsemiseen on tarkat ohjeet Viikki-speksin julkaisukäytännöissä. Tapahtumien toteuttaminen samanaikaisesti livenä ja etänä on koettu haasteelliseksi. Mahdollisuutta osallistua tapahtumaan etänä pidettiin erittäin tärkeänä. Lähinnä kokouksia varten hankittava pöytämikrofonin hankinta helpottaa tulevaisuudessa etänä osallistumista. Pyritään myös luomaan turvallinen ympäristö kieltäytyä livetapahtumista eri tavoin esimerkiksi anonyymin kyselyn kautta. Produktion jäsenten ja tiimivastaavien Slackperehdytys ei ole ollut aivan riittävää. Jatkossa entiset tiimivastaavat voisivat antaa vinkkejä uusille tiimivastaaville Slackin käyttöön liittyen muun perehdytyksen lisäksi. Painotetaan jatkossa tiimiläisille Slackin merkitystä tiedotuskanavana. Tehdään uudet ohjeet Slackin käyttöön ja laitetaan ne sähköpostin kautta, jotta ne varmasti saavuttavat kaikki jäsenet. Viikki-speksi on järjestänyt hyvin tapahtumia pandemiatilanteesta huolimatta. Tehdään
Slackiin tapahtumaehdotuksia, joista jäsenet saavat äänestää, mitä ehdotuksista toteutetaan. i. Haalarimerkkien tilaus Viikki-speksi tilaa aiemmin pidetyn haalarimerkkikilpailun meemimerkkejä sekä vuosijuhlamerkkejä myytäväksi. Lisäksi samalla tilataan myös produktion haalarimerkit. Päätettiin, että vuosijuhlamerkki on sama myös ensi vuonna, vaikka kuvassa kuvassa on 5-vuotisjuhlat ja ensi vuonna Viikki-speksi täyttää jo 6 vuotta. Vuosijuhlamerkkejä tilataan 80-100 kpl. Meemimerkki on ajaton merkki, jota voidaan myydä pitkään. Tilataan meemimerkkiä 150 kpl. Alusta -produktion merkkejä oli mennyt 100 kpl, joten tilataan 150 kpl uutta produktiomerkkiä. Annettiin grafiikkavastaavalle lupa tehdä muutoksia tilausmääriin harkinnan mukaan.
Talousasiat a. Tilinpäätös 2020-21 Tilinpäätös on saatu valmiiksi ja se on toimitettu toiminnantarkastajille. Viikki-speksin taloudellinen tilanne on hyvä. Tehtiin pieniä muutoksia tilinpäätökseen kuuluvaan talouskertomukseen ja hyväksyttiin se esitettäväksi yhdistyksen kokoukseen. b. Talousarvio 2021-22 Hyväksyttiin esitettäväksi yhdistyksen kokoukseen.
Rekrytointi a. Tapahtumatiimin rekry Tapahtumatiimiin on tullut yksi hakemus. Rekry jatkuu. b. Markkinointivastaavan ja -tiimin rekry Ei hakemuksia. Laitetaan esittely tehtävästä someen ja rekryviesti Slackiin. c. Lisärekry produktioon 2021 Tuottaja on kartoittanut taustatiimien täydennystarvetta ja tiimivastaavat ovat kertoneet, ettei tarvetta tiimiläisille ole. Sen sijaan puvustusvastaava on kertonut tarpeesta saada toinen puvustusvastaava. Avataan rekry toiselle puvustusvastaavalle. Myös näyttelijätiimin lisärekry avataan mahdollisimman pian. Jäsenrekisteri ja uusien jäsenten hyväksyminen Kiia Heinonen on hakenut Viikki-speksin jäsenyyttä. Hyväksyttiin yksimielisesti Viikki-speksi ry:n jäseneksi.
Tapahtumat a. Menneet tapahtumat 3.7. Pride-piknik, 36 osallistujaa b. Tulevat tapahtumat i. Kesäkokous Kesäkokous tullaan järjestämään etänä ilman jatkoja. ii. Muut Tuottaja ja tapahtumavastaava tulevat järjestämään tiimivastaavien, vastuuhenkilöiden ja
hallituksen tapaamisen.
Tiedotus a. Julkaisukäytäntöjen päivitys Käytiin läpi julkaisukäytännöt. Kehitysehdotusten pohjalta viime kaudella käytössä olleet puolivuotistiedotteet ja koosteet tapahtumista Viikki-speksin somessa ovat tuottaneet hankaluuksia rajoitusten muuttuessa ja vaikuttaessa tapahtumien järjestämiseen. Jatkossa ei julkaista tiedotteita Instagramissa, vaan laitetaan sähköpostin kautta jäsenille kuun lopussa tieto seuraavan kuun tapahtumista ja muista isommista tulevista tapahtumista. Poistettiin julkaisukäytännöistä maininta Facebook-ryhmästä, koska se ei ole enää käytössä. Viikki-speksin Instagram-tilin käyttöoikeudet ovat jatkossa vain tiedottajalla, puheenjohtajalla ja markkinointivastaavalla. Muut saavat käyttää Instagram-tiliä luvan kanssa. Sähköpostilistaa ylläpitää jatkossa tiedottajan sijasta rekry- ja rekisterivastaava. Hyväksyttiin julkaisukäytännöt yksimielisesti. b. Rekryt Tiedotetaan rekrytoinneista somessa, sähköpostissa ja nettisivuilla. c. Uuden hallituksen esittely Hallitusta ja vastuuhenkilöitä tullaan kuvaamaan elo- syyskuulla esittelyjä varten.
Muut mahdolliset asiat Viikki-speksille tullaan hankkimaan pöytämikrofoni. Hinta olisi 40-60 €.