Viikki-speksi ry:n hallituksen kokous I TIIVISTELMÄ Aika: 29.06.2021 klo 18:00 Paikka: Pupu-klusteri, Small rooms, Mechelininkatu 3 D
Viikki-speksin produktio Sopimus kulttuuritalo Martinuksen kanssa allekirjoitetaan heti, kun se on mahdollista.
Hallinnolliset asiat a. Vuoden 2022 produktion tilanne Vuoden 2022 produktion kohtalosta on kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäinen vaihtoehto on esittää nyt tekeillä oleva produktio ja aloittaa seuraavan produktion rekrytointi toukokuussa, tavallisen vuosikellon mukaan. Viikki-speksin toiminta pysyisi kevään aikana aktiivisena järjestämällä työpajoja. Toinen vaihtoehto on, että vuoden 2022 produktio aloitetaan tammikuussa heti edellisen jälkeen. Rekrytointi alkaisi viimeistään marraskuussa ja jatkuisi tammikuulle. Produktio esitettäisiin 2022 syksyllä. Vaihtoehdoista keskusteltiin ja esille nousi huoli jaksamisesta, jos produktioiden välille ei jää taukoa. Työpajoista innostuttiin ja keksittiin muitakin tapoja pitää Viikki-speksin toiminta aktiivisena. Viikki-speksi voisi esimerkiksi järjestää keväällä speksifestarit Viikin kampuksella kaikille Viikin kampuksen opiskelijoille. Vaihtoehdoista äänestettiin ja kannatettiin yksimielisesti ensimmäistä vaihtoehtoa. Asiasta äänestetään vielä yhdistyksen kesäkokouksessa.
b. Toimintasuunnitelman alustava käsittely Tarkasteltiin toimintasuunnitelmaa ja täydennettiin sitä. Pöytäkirjatiivistelmien lisääminen nettisivuille oli tuottanut teknisiä haasteita. Sovittiin, että jatkossa pöytäkirjatiivistelmät laitetaan nettisivuilla kohtaan uutiset. Pöytäkirjatiivistelmät lisätään nettisivuille, jotta yhdistyksen toiminta olisi läpinäkyvää. Keskusteltiin pöytäkirjatiivistelmien lähettämisestä myös sähköpostilistalle, mutta tultiin siihen tulokseen, että Slack riittää. Pidetään pöytäkirjatiivistelmät Slackissa. Esitysten puuttumisen vuoksi sponsoritilanne on mahdollisesti tällä kaudella erilainen. Mietittiin sponsoreilta saatavalle rahamäärälle tavoitetta ja todettiin pohjakassan ylläpitämisen olevan hyvä tavoite. Sponsoreita hankitaan kevään tarpeen mukaan. Toimintasuunnitelmaa täydennetään ja se hyväksytään yhdistyksen kesäkokouksessa.
c. Vuosikello 2021-22 Vuosikellosta keskusteltiin ja hyväksyttiin se. Muokataan myöhemmin tarpeen mukaan.
d. Holvin käyttöoikeudet Holvin käyttöoikeudet uusitaan sitten, kun yleisjäsenet on valittu yhdistyksen kesäkokouksessa ja hallitus on kasassa. Käyttöoikeudet myönnetään puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, taloudenhoitajalle ja tapahtumavastaavalle.
e. Kortinhaltijat Kortti myönnetään tapahtumavastaavalle.
f. Kesäkokouksen esityslistan hyväksyminen Lisättiin esityslistaan kohta 11. Produktion 2021 esitysten lukumäärän päättäminen. Hyväksyttiin asialista.
g. Yhdenvertaisuusvastaavan valinta Tuuli Korhonen on hakenut yhdenvertaisuusvastaavaksi. Korhonen valittiin tehtävään yksimielisesti. Pidetään toisen vastaavan paikka vielä auki.
h. Ympäristövastaavan valinta Tonje Lindeman ehdotti itseään ympäristövastaavaksi. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
i. Kerhotilavastaavan valinta Päätettiin ehdottaa toista mahdollisista yleisjäsenistä kerhotilavastaavaksi elokuun hallituksen kokouksessa.
j. Tietosuojavirkailijan valinta Ada-Julia Kunnaria ehdotettiin tietosuojavirkailijaksi. Kunnari suostui tehtävään. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
k. Pupu i. Avainten käyttöoikeudet HYY:n toimiston ollessa kiinni, uudet hallituksen jäsenet eivät saa avaimia, ennen kuin toimisto aukeaa. Vanhoilla hallituksen jäsenillä on avaimissa käyttöoikeudet vuodenvaihteeseen asti. Toimiston auetessa uusitaan kaikkien avaimien käyttöoikeudet. Hallituksen lisäksi myös tuottajan, ohjaajien, sekä lavastus-, puvustus- ja maskeeraustiimien tiimivastaavien avaimien käyttöoikeuksia jatketaan. Avaimia voidaan antaa myöhemmin myös muiden tiimien tiimivastaaville, jos tarvetta on.
l. Ulkoinen kovalevy Viikki-speksin tiedostot varmuuskopioidaan noin kaksi kertaa vuodessa ulkoiselle kovalevylle. Elias Jaakkolaa ehdotettiin hoitamaan varmuuskopiointia. Jaakkola suostui tehtävään. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
Talousasiat a. Tilinpäätös 2020-21 Tilinpäätöstä ei ole vielä saatu täysin valmiiksi. Suurin osa menoista ja tuloista koskee edellistä produktiota. Muut viime kauden tulot ja menot ovat olleet sellaisia, jotka ovat maksaneet itsensä takaisin. Sponsorirahoja on tullut viime kaudella paljon. Tilinpäätös valmistellaan yhdistyksen kokoukseen.
b. Toimintakertomus 2020-21 Toimintakertomus hyväksyttiin ja esitetään hyväksyttäväksi yhdistyksen kesäkokoukseen.
c. Talousarvion alustava käsittely Talousarvioon tehtiin pieniä muutoksia. Poistettiin mikrofonivuokra (100€) ja lisättiin nettisivujen ylläpito (100€). Muutettiin ohjaajien muistaminen ohjaajien ja tuottajan muistamiseksi ja nostettiin summa 60€:n. Laitettiin varainhankinnan tavoitesummaksi 1000€ ja arvio HYY:n tuesta nostettiin 800€. Selvitetään mahdollisuutta tanssitiimin maksulliseen treenipaikkaan unisportin ollessa kiinni syksyllä. Muokataan seuraavaan hallituksen kokoukseen.
d. tekniset investoinnit Viikki-speksi on pohtinut valohankintojen tekemistä. Sopiva summa investointeihin olisi 500-700€. Koska kyseessä on suurempi hankinta, hallitus tekee investointien takaisinmaksusta ja hyödyllisyydestä tarkan suunnitelman joka esitellään yhdistykselle. Asia käsitellään erillisessä yhdistyksen kokouksessa tarpeen mukaan, sillä asialla ei ole kiire.
Rekrytointi a. Tuottaja-, ohjaaja, käsikirjoitusrekrytointien 2022 tilanne Kaksi ohjaajahakemusta tullut. Rekry pidetään auki toistaiseksi.
b. Muut rekrytoinnit Tapahtumatiimin sekä markkinointivastaavan ja -tiimin rekryt avataan heti, kun lomakkeet ovat valmiita.
c. Lisärekrytointi toimikauden 2020-21 produktioon Taustatiimeihin ja näyttelijätiimiin avataan lisärekry tiimien tarpeen mukaan.
Tapahtumat a. Menneet tapahtumat Trailerin kuvaukset 14. ja 19.6. Loimun mainosvideon kuvaukset 17.6. Pride-tanssivideon kuvaukset 23. ja 28.6.
b. Tulevat tapahtumat i. Pride Tapahtuu 3.7.
ii. Kesäkokous Yhdistyksen kesäkokous tulee tapahtumaan ainakin osittain etänä. Päätettiin ajankohdaksi 20. 7. klo 18.
iii. Syksyn fuksitapahtumat Avajaiskarnevaalien ja fuksiseikkailun ilmoittautumislomakkeet ovat auenneet ja Viikki-speksi ilmoittautuu niihin.
Muut mahdolliset asiat Trailerikuvauksien yhteyksissä nousi esille kommunikaatiokatkos produktion ja hallituksen välillä. Kiinnitetään jatkossa huomiota siihen, että tieto produktion asioista kulkee myös hallitukselle asti.